5 maart 2019

Vorig jaar is er veel onduidelijkheid ontstaan over de toepassing van de voorziening groot onderhoud. Ook op ons onderwijsseminar van 24 januari 2019 hebben wij u hierover geïnformeerd en toegezegd u nader te informeren zodra hier meer duidelijkheid over ontstaat. De afgelopen maand is er intensief overleg geweest tussen het ministerie van OCW, de sectororganisaties in het po en vo, accountants en de raad voor de jaarverslaggeving over de voorziening groot onderhoud. Bij dit overleg zijn wij als accountantsorganisatie ook nauw betrokken geweest. De uitkomst van dit overleg is dat er een overgangstermijn van twee jaar komt en dat het komend jaar nader overleg plaats zal vinden over een definitieve oplossing van het vraagstuk rond de voorziening groot onderhoud.

Aanleiding
Met ingang van 1 januari 2019 is de mogelijkheid om groot onderhoud direct ten laste van de exploitatie te brengen vervallen. Daarbij kwam naar voren dat veel besturen (voornamelijk in het PO en het VO), die al een voorziening voor groot onderhoud vormden, de afgelopen jaren een andere interpretatie gaven aan RJ 212.451 en 212.452 dan de Raad voor de Jaarverslaggeving voor ogen staat. Hoewel dit de afgelopen jaren niet stelselmatig heeft geleid tot afkeurende verklaringen van de controlerende accountants heeft de Werkgroep Onderwijs van de Nederlandse Beroepsorganisatie van de Accountants geconstateerd dat de wijze waarop deze groep besturen de vorming van de voorziening interpreteren, in de toekomst mogelijk wel zal leiden tot foutherstel of bij het achterwege blijven daarvan tot anders dan goedkeurende controleverklaringen.

Wat speelt er?
De Richtlijnen voor de jaarverslaggeving gaan uit van het gelijkmatig opbouwen van de voorziening groot onderhoud per gebouw én per onderhoudscomponent tussen de momenten van het uitvoeren van het groot onderhoud (onderhoudscyclus). Een aanzienlijke groep besturen (voornamelijk in het PO en het VO) die gebruik maakt van een voorziening groot onderhoud hanteert echter een methodiek waarbij de kosten over het gehele onderhoudsplan van de onderwijspanden (en niet per component) worden bepaald en deze vervolgens wordt gedeeld door de looptijd van het onderhoudsplan. Deze systematiek leidt ertoe dat er jaarlijks weliswaar een min of meer gelijkblijvende dotatie aan de voorziening groot onderhoud wordt gedaan, maar dat deze te laag of te hoog van omvang kan zijn in vergelijking met de RJ methodiek. Er wordt namelijk geen rekening gehouden met individuele onderhoudscomponenten met onderhoudscycli die doorlopen tot na de periode van de huidige onderhoudsplanning.

Wat gaan we doen?
Het nu zonder meer en direct juist toepassen van de Richtlijnen van de Raad voor de Jaarverslaggeving stuit bij een groot aantal onderwijsbesturen (voornamelijk in het PO en het VO) en de betrokken sectorraden op problemen. Het gaat om de praktische uitvoerbaarheid op korte termijn, de complexiteit van de materie en het effect op het eigen vermogen. Hoewel door deze aanpassing de daadwerkelijke uitgaven aan groot onderhoud niet zullen toenemen, kan het negatieve effect zijn dat een aantal besturen minder middelen besteedt aan het primair proces om daarmee het eigen vermogen op peil te houden.

De Raad voor de Jaarverslaggeving heeft begrip voor deze problematiek die bij een deel van de schoolbesturen zou kunnen ontstaan bij een juiste toepassing van de richtlijnen over het verslagjaar 2018. De Raad kan zich vinden in een tijdelijke aanpassing van de Regeling jaarverslaggeving onderwijs voor de verslagjaren 2018 en 2019.

De tijdelijke aanpassing van de Regeling jaarverslaggeving onderwijs is van toepassing op besturen die voor verslagjaar 2017 een methode van kostenegalisatie voor groot onderhoud hanteerden zoals hiervoor beschreven. De tijdelijke aanpassing geldt niet voor besturen die de voorziening voor groot onderhoud reeds in overeenstemming met RJ 212.451 en 452 bepaalden.

Daarbij is afgesproken dat de RJ-werkgroep Onderwijs van de Raad voor de Jaarverslaggeving in samenwerking met de sectorraden in de komende maanden een onderzoek uitvoert. De werkgroep zal hierbij worden ondersteund door een aantal betrokken schoolbesturen. Doel van dit onderzoek is te komen tot een verwerkingswijze in 2020 die aansluit bij de Richtlijnen van de Raad voor de Jaarverslaggeving waarbij rekening wordt gehouden met onderwijssector-specifieke aspecten.

Advies Van Ree Accountants
Wij adviseren u het lopend jaar (2019) te gebruiken om uw onderhoudsplannen te actualiseren en een visie te ontwikkelen op het gewenste dotatiebeleid voor de komende jaren (2020 e.v.) uitgaande van de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving. Kenmerken van een goed meerjarenonderhoudsplan zijn:

  • Het onderhoudsplan geeft per component en per gebouw het te verwachten onderhoud aan;
  • Het onderhoudsplan geeft een realistisch beeld van het te verwachten onderhoud, uitgaande van het onderhoudsniveau en de onderhoudstermijnen die het bestuur van de instelling gewenst acht;
  • Het onderhoudsplan heeft een zodanig lange looptijd dat alle onderhoudscomponenten hierin opgenomen zijn (in de praktijk veelal minimaal 25-30 jaar);
  • Het onderhoudsplan geeft alleen het groot onderhoud en niet het (jaarlijks) klein onderhoud weer;
  • Het onderhoudsplan wordt voldoende frequent geactualiseerd waarbij vanuit reeds verstreken jaren uitgesteld groot onderhoud in de onderhoudsplanning voor toekomstige jaren is opgenomen.

Wij adviseren u ook intern iemand verantwoordelijk te stellen voor de bewaking van het meerjarenonderhoudsplan. Deze functionaris heeft tevens een signalerende functie richting de financiële afdeling, waarbij beslissingen rond groot onderhoud (bijvoorbeeld het uitstellen van groot onderhoud) vertaald worden naar de voorziening groot onderhoud.

Bron: www.rijksoverheid.nl