Alphen a/d Rijn | Leidse Schouw 2, 2408 AE |
Barneveld | Koolhovenstraat 11, 3772 MT |
Doorn | Sitiopark 2-4, 3941 PP |
Geldermalsen | De Panoven 29A, 4191 GW |
Nieuwegein | Wattbaan 51-5, 3439 ML |
Zwolle | Schrevenweg 3-9, 8024 HB |
header-image-4.jpg

AVG en Van Ree Accountants

Het zal u niet ontgaan zijn dat vanaf 25 mei 2018 de Algemene Verordening Gegevensbescherming van toepassing is.  Onder de AVG is het niet toegestaan zomaar persoonsgegevens te verwerken. De AVG zorgt er onder meer voor versterking en uitbreiding van privacyrechten en meer verantwoordelijkheden voor organisaties. Hieronder volgt informatie die voor u van belang kan zijn als gegevens van u verwerkt worden door Van Ree Accountants of een gelieerde organisatie hiervan.

De verwerkersovereenkomst

Accountants krijgen zonder uitzondering vanaf 25 mei te maken de nieuwe Europese privacywetgeving (AVG/GDPR). Dus ook Van Ree Accountants. Wat dat precies betekent voor de dagelijkse praktijk, hangt voor een groot deel af van een belangrijke factor: of wij als accountant tijdens een opdracht de rol van externe verwerker of die van verwerkingsverantwoordelijke aannemen. 

In het algemeen: personen krijgen met de AVG meer mogelijkheden om voor zichzelf op te komen bij de verwerking van hun gegevens door bijvoorbeeld een accountant. Hierbij moet u onder andere denken aan persoonsgegevens zoals uw geboortedatum en/of uw adresgegevens. Een belangrijk punt hierbij is de ‘verwerkersovereenkomst’. Besteedt u het verwerken van persoonsgegevens, zoals bijvoorbeeld het verzorgen van de financiele administratie, salarisadministratie en ledenadministratie uit aan Van Ree Accountants/Van Ree HR Consultants dan maken we hier samen afspraken over en leggen we deze vast. Zodat uw gegevens goed beschermd blijven en alleen verwerkt worden zoals de wet dat voorschrijft. Dat geldt ook als wij voor u de aangiften BTW en VPB voor u verzorgen.

Het aanwezig zijn van een verwerkersovereenkomst is dus afhankelijk wat de rol van de account is. Wij onderscheiden twee situaties:

  • Verwerkingsverantwoordelijke
  • Verwerker

Verwerkersverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke bepaalt de manier waarop de verwerking plaatsvindt, en voor welk doel dat gebeurt. Hiervoor is uiteraard toestemming nodig van de betrokkene, maar de verwerkingsverantwoordelijke heeft in dit proces als het ware de leiding. Hij/zij is dan ook hoofdverantwoordelijk voor een goede, compliant verwerking van persoonsgegevens.

Gaat het mis, bijvoorbeeld wanneer een datalek optreedt, dan zal de wetgevende macht de verwerkingsverantwoordelijke aansprakelijk stellen. Eventuele boetes en dwingende maatregelen die daaruit voortvloeien, komen op het bordje van de verwerkingsverantwoordelijke.

Een accountant is verwerkingsverantwoordelijke op het moment dat hij/zij (of in zijn algemeenheid: het accountantskantoor) in zekere zin de regels van de verwerking zelf bepaalt en afstemt met de betrokkenen. Het merendeel van de werkzaamheden van de accountant zal hij/zij optreden in deze rol. Het controleren of samenstellen (uitvoeren samenstellingsopdracht) van de jaarrekening valt hier bijvoorbeeld onder.

Verwerker

Heeft de accountant de  rol van verwerker, dan bepaalt niet de accountant, maar u als klant hoe de verwerking plaatsvindt, en blijft u als klant van de accountant eindverantwoordelijk voor een deugdelijk verwerkingsproces. De verwerker moet hierbij strikt de instructies opvolgen die de verantwoordelijke heeft gegeven. Deze instructies en afspraken worden vastgelegd in een zogeheten verwerkersovereenkomst.

 Bij het controleren van de jaarrekening treedt een accountant niet op als externe verwerker. Dan zou hij/zij zich immers moeten houden aan de regels en afspraken die de klant hem oplegt. Dat schaadt de onafhankelijke positie die van de accountant wordt verlangd. Toch kan het wel degelijk voorkomen dat accountants werkzaamheden uitvoeren in de rol van verwerker. Bijvoorbeeld op het moment dat hij/zij de salarisadministratie uitvoert voor een klant. Kortom: in de gevallen waar een accountant gedetailleerde instructies uitvoert in opdracht van de klant, treedt de accountant op als externe verwerker.

Veel accountants krijgen in de rol van verantwoordelijke ook te maken met externe verwerkers. Bijvoorbeeld wanneer zij bepaalde persoonsgegevens bewaren bij een cloudprovider. Of wanneer ze hun ICT-park laten beheren door een Managed Service Provider. Ook met hen moeten zij een verwerkersovereenkomst afsluiten.

Met deze twee rollen onderscheiden we twee situaties:

  • de klant is verantwoordelijke en Van Ree is verwerker
  • de klant is verantwoordelijke en Van Ree is verantwoordelijke

De klant is verantwoordelijke en Van Ree Accountants  is verwerker

Bent u als klant de ‘verwerkingsverantwoordelijke’ en is Van Ree Accountants of een gelieerde onderneming van haar de ‘verwerker’, dan zullen wij u eind mei een verwerkersovereenkomst aanbieden. In deze overeenkomst staat onder andere welke gegevens Van Ree Accountants voor u gaat verwerken en onder welke voorwaarden.

De klant is verantwoordelijke en Van Ree Accountants is verantwoordelijke

Indien zowel u als klant, alsook Van Ree Accountants (verwerkings)verantwoordelijke zijn, is een verwerkersovereenkomst niet nodig. Dit is het geval wanneer Van Ree Accountants bijvoorbeeld voor u de jaarrekening samenstelt,  controleert of beoordeelt. 

Privacyverklaring en voorwaarden

Op onze website zijn een privacyverklaring en voorwaarden gepubliceerd waarin u terug kan vinden hoe wij met uw data omgaan.