1 juli verplichte kilometeradministratie

Bereidt u voor op de verplichte kilometerregistratie vanaf 1 juli. Als u meer dan 100 werknemers in dienst heeft moet u de kilometers van uw werknemers bijhouden. Hier komt meer bij kijken dan alleen het noteren van het aantal gereisde kilometers.

Jaarlijkse rapportageverplichting

Heeft u 100 werknemers of meer? Dan bent u verplicht om vanaf 1 juli de gereisde kilometers van uw werknemers bij te houden. Deze verplichting is bekend als de “Rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit”

Wat is de reden van deze kilometerregistratie?

De regering wil de CO_2-uitstoot verminderen. De gegevens die u aanlevert gebruiken ze om de CO₂-uitstoot in kaart te brengen. Tegelijkertijd hoopt de regering dat u zich bewust wordt van de CO₂-uitstoot en deze probeert te verminderen. Onze collega Govert Meerkerk heeft u in een eerder bericht al over deze plannen geïnformeerd.

Wanneer heeft u 100 werknemers in dienst?

U moet per KvK-nummer het aantal werknemers vaststellen. Heeft u meerdere KvK-nummers, dan moet u per KvK-nummer kijken of u kwalificeert. Heeft u verschillende ondernemingen met hetzelfde KvK-nummer, dan telt u alle werknemers van hetzelfde KvK-nummer bij elkaar op. De peildatum is 1 januari van elk jaar. Als u op 1 januari 100 werknemers in dienst heeft, moet u het hele jaar de gegevens bijhouden. Ook als u halverwege het jaar nog maar 75 werknemers in dienst heeft. Alleen de werknemers die op 1 januari een arbeidscontract van minimaal 20 uur per maand hebben tellen mee als werknemer.

Van welke werknemers moet u de kilometers bijhouden?

Van de volgende werknemers moet u de kilometers bijhouden:

• Werknemers die in een auto van de zaak rijden, of
• Degenen wie u een financiële vergoeding betaalt voor woon-werkverkeer of voor zakelijke ritten.

Bovenstaande geldt ook als de werknemer halverwege het jaar bij u in dienst komt.

Welke gegevens moet u van die werknemers verzamelen?

Samengevat komt het op de volgende gegevens neer:

1. De gereisde kilometers.
2. De gebruikte vervoermiddelen.
3. Het brandstoftype als er een auto is gebruikt.

Aandachtspunten gereisde kilometers

Voor de gereisde kilometers zijn de volgende punten van belang:

• Maak onderscheid tussen de woon-werkkilometers en de zakelijke kilometers.
• De privéritten van de werknemers hoeft u niet bij te houden.
• Houdt bij reizen met het openbaar vervoer de gedeclareerde kosten bij in plaats van de kilometers.
• U hoeft zelf geen rekening te houden met carpoolen, dit corrigeert de RVO automatisch.
• Als een reis begint of eindigt in Nederland, telt de hele reis mee. Ook het deel van de reis die in het buitenland plaatsvindt.

Aandachtspunten gebruikte vervoersmiddelen

De volgende soorten vervoersmiddelen moeten bijgehouden worden:

• Auto
• Fiets
• Motorfiets
• Bromfiets
• Openbaar vervoer.

U hoeft niet de kilometers bij te houden van onderstaande voertuigen:

• Voertuig met een grijs kenteken (vrachtwagens en bestelauto’s)
• Speciaal aangepaste voertuigen, zoals service-auto’s
• Voertuigen waarmee personen tegen betaling worden vervoerd (taxi’s).

Over welke periode moet u de kilometers bijhouden?

U moet de gegevens per jaar bijhouden en na afloop van het kalenderjaar indienen bij het RVO. U moet uiterlijk 1 juli de gegevens van het afgelopen kalenderjaar doorgeven.  Voor het jaar 2024 gaat de verplichting pas op 1 juli 2024 in. Daarom hoeft u voor het kalenderjaar 2024 alleen de maanden juli tot en met december door te geven.

Handvatten om de gegevens te verzamelen

Heeft u geen eigen leaseauto’s of wagenpark? Ga dan tijdig in overleg met de externe partij waarvan u de auto’s gebruikt. Zij kunnen u de informatie aanleveren. Heeft u een eigen wagenpark maar geen inzicht in het onderscheid van privé, woon-werk en zakelijke kilometers? U kunt dan de forfaitaire methode gebruiken. Zie hiervoor paragraaf 3.5 van de Handreiking van het RVO.
U kunt op grond van de ingediende declaraties de afgelegde kilometers in beeld krijgen. Hoe u dit aanpakt is uitgewerkt in hoofdstuk 5 van de Handreiking van het RVO.

Hoe en wanneer moet u de informatie aanleveren?

Uiterlijk 30 juni 2025 moet u de gegevens aanleveren bij het RVO. Met e-Herkenning kunt u bij het RVO inloggen en de gegevens doorgeven via een digitaal formulier.

Hoe kunt u zich voorbereiden?

1. Stel vast of uw bedrijf een bedrijf met tenminste 100 werknemers is.
2. Denk na hoe u de gegevens wilt verzamelen en begin met het inregelen van uw administratie. Zo kunt gemakkelijk bijhouden hoe uw werknemers reizen. Dit vereenvoudigt het indienen op 30 juni 2025.
3. Zorg ervoor dat u e-Herkenning hebt. Anders kunt u niet inloggen bij het RVO.
4. Heeft u geen eigen leaseauto’s of wagenpark? Ga dan tijdig in overleg met de externe partij waarvan u de auto’s gebruikt. Zo kunt u tijdig de juiste informatie van hen ontvangen.

Wat gebeurt er als u niet de gegevens rapporteert?

De omgevingsdienst wordt ingeschakeld als u de gegevens niet doorgeeft. Zij hebben via het college van burgemeester en wethouders de handhavingstaak gekregen. Eén van beide instanties kan aan u een sanctie opleggen om u alsnog te dwingen de gegevens in te dienen.

Ons advies 

Breng zo spoedig mogelijk uw administratie op orde en probeer eerder te beginnen met registreren. Want u moet veel informatie verzamelen. Daarbij neemt het op orde brengen van uw administratie tijd in beslag. Zo vermindert u vervelende startersproblemen op 1 juli. Neem de Handreiking van het RVO goed door. Daarin is veel toelichting opgenomen. Bekijk ook eens de veelgestelde vragen op de website van het RVO. Er is met deze rapportageverplichting een overlap met de CSRD-wetgeving. Als u op grond van die wetgeving moet rapporteren over het milieu, kunt u de gegevens die u voor de rapportageverplichting verzamelt ook daarvoor gebruiken.

Wij kunnen ons voorstellen, dat er door deze rapportageverplichting veel op u afkomt. Wij helpen u graag verder. Wij zijn ook bereikbaar via 0343-415940.