Voorkom btw-problemen bij export

Internationaal ondernemen biedt kansen, maar let ook op of het fiscaal goed gaat. Want u mag bij export het 0%-tarief van de btw toepassen, mits u aan de voorwaarden voldoet. Hoe regelt u de export btw-proof?

Export binnen de Europese Unie

Bij export binnen de Europese Unie hebben we het over een ‘intracommunautaire levering’. U brengt dan 0% Nederlandse btw in rekening en uw klant verwerkt de btw in zijn eigen land in de btw-aangifte als een intracommunautaire verwerving. Het voordeel hiervan is dat goederen vrij binnen de Europese Unie kunnen circuleren zonder dat bij iedere grensovergang btw wordt geheven. Maar u moet wel aan de voorwaarden voldoen.

Om het 0%-tarief toe te mogen passen, moet u aantonen dat:

• uw afnemer beschikt over een geldig btw-nummer;
• u dit btw-nummer heeft gecontroleerd
• u dit btw-nummer heeft opgenomen in uw administratie;
• de goederen daadwerkelijk vanuit Nederland naar een andere EU-lidstaat zijn vervoerd;

Daarnaast moet u de levering correct verwerken in uw btw-aangifte en de opgaaf intracommunautaire prestaties (ICP-opgaaf).

Bewijslast bij export

Alleen een buitenlands btw-nummer is onvoldoende om het 0%-tarief toe te passen. U moet ook kunnen aantonen dat de goederen Nederland daadwerkelijk hebben verlaten.

U voldoet aan het bewijsvermoeden als u beschikt over twee A-documenten of een A- en een B-document, die zijn afgegeven door onafhankelijke partijen.

A-documenten zijn documenten met betrekking op de verzending of het vervoer, zoals:

• een CMR-vrachtbrief;
• vervoersdocumenten van een vervoerder;

B-documenten zijn documenten die door andere partijen worden afgegeven, zoals:

• een verzekeringsovereenkomst voor verzending of vervoer;
• bankdocumenten rondom de betaling van de verzending of het vervoer.
• Documenten van een openbare instantie (zoals een notaris) die de aankomst bevestigen;
• een ontvangstbewijs van een entrepothouder in de lidstaat van bestemming, die de opslag bevestigt.

Als de afnemer zelf het vervoer verzorgt, kunt u een schriftelijke verklaring van de afnemer ook gebruiken als bewijs. Maar deze verklaring alleen is niet voldoende; ook andere bewijsstukken blijven van belang.

Ontbreekt voldoende bewijs van export? Dan kan de Belastingdienst het 0%-tarief corrigeren en moet u zelf alsnog de btw betalen.

Advies

Of u nu levert binnen de Europese Unie of exporteert naar een land buiten de EU: een correcte btw-behandeling begint met een goede administratie.

Maak vooraf duidelijke afspraken over het vervoer, leg vast wie verantwoordelijk is voor de levering en zorg dat de juiste bewijsstukken beschikbaar zijn. Zo voorkomt u fiscale verrassingen en kunt u met vertrouwen internationaal ondernemen.