Alphen a/d Rijn | Leidse Schouw 2, 2408 AE |
Barneveld | Koolhovenstraat 11, 3772 MT |
Doorn | Sitiopark 2-4, 3941 PP |
Geldermalsen | De Panoven 29A, 4191 GW |
Nieuwegein | Wattbaan 51-5, 3439 ML |
Zwolle | Schrevenweg 3-9, 8024 HB |
header-image-3.jpg

Branchenieuws non profit

Overheid verplicht per april 2019 e-facturatie

Overheid verplicht per april 2019 e-facturatie

Elektronisch factureren
Een elektronische factuur (e-factuur) is een gestructureerd, digitaal bestand (maar geen pdf) waarbij alle gegevens altijd op een vaste plek in het bestand staan en hun eigen betekenis hebben. Een e-factuur kan vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch worden verwerkt in het andere systeem. Handmatige verwerking is daarmee verleden tijd.

Waarom e-factureren?
Ieder jaar versturen bedrijven miljoenen facturen naar de overheid. Deze facturen worden nog voor een groot deel handmatig verwerkt. Dit kost tijd en geld en is foutgevoelig. Daarom stimuleren opeenvolgende kabinetten al sinds enige jaren het sturen van e-facturen naar de overheid. Want e-factureren brengt grote efficiency-voordelen met zich mee. Uit onderzoek van Deloitte is gebleken dat als Nederland overstapt op e-factureren, op termijn jaarlijks 1,2 miljard euro bespaard kan worden.

Voordelen e-factureren

  • Gemak. De verwerking verloopt automatisch.
  • Snellere verwerking. De papierstroom blijft achterwege.
  • Nauwkeuriger. Geen fouten door handmatige verwerking.
  • Goedkoper. Geen print- en portokosten.

Europese richtlijn en Aanbestedingswetgeving
Ook de EU stimuleert de uitwisseling van e-facturen en heeft in richtlijn 2014/55/EU bepaalt dat straks alle aanbestedende diensten in de lidstaten e-facturen moeten kunnen ontvangen en verwerken. Inmiddels is de Europese richtlijn als verplichting verankerd in de Nederlandse Aanbestedingswetgeving.

Verplichting om e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken
De verplichting in de Aanbestedingswetgeving houdt concreet in dat de Rijksoverheid, de decentrale overheden en alle andere aanbestedingsplichtige organisaties per 18 april 2019 e-facturen moeten kunnen ontvangen en verwerken.

Rijksoverheid al klaar voor ontvangen e-facturen
De Rijksoverheid – dat wil zeggen alle departementen en Rijksdiensten – heeft onder aansturing van het Ministerie van Binnenlandse Zaken gezorgd dat al per 1 januari 2017 de voorzieningen gereed waren om e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken. Per die datum was met koepels en brancheorganisaties uit het bedrijfsleven afgesproken dat leveranciers van de Rijksoverheid bij nieuwe inkoopovereenkomsten hun factuur elektronisch moeten indienen. De betrokken partijen – VNO-NCW/MKB NL, Bouwend Nederland, Nederland ICT, TLN, ZZP Nederland, SRA, ABU/SETU – ondersteunden het uitgangspunt dat een voortrekkersrol van de overheid van belang was om zo e-factureren in Nederland definitief op de kaart te zetten.

Decentrale overheden verplicht klaar per 18 april 2019
Gemeenten, provincies, waterschappen en daarnaast ook alle andere aanbestedende diensten zijn gehouden aan de verplichting in de Aanbestedingswet om per 18 april 2019 e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken. Decentrale overheden en alle andere aanbestedende diensten zullen zelf hun eigen voorzieningen tijdig ingericht moeten hebben. Zij kunnen daarvoor ondersteuning krijgen vanuit het Programmabureau e-factureren bij PIANOo.

Mogelijkheden voor e-factureren aan de Rijksoverheid
E-facturen kunnen op verschillende manieren naar de Rijksoverheid worden gestuurd. Dat kan geautomatiseerd vanuit het eigen (boekhoud)softwarepakket van de toeleverancier via het netwerk van Simplerinvoicing. Of handmatig via factuurportalen binnen het Simplerinvoicing netwerk of via het leveranciersportaal van de Rijksoverheid. Tenslotte is bij heel grote factuurvolumes naar (uitsluitend) de Rijksoverheid het aansluiten via een dienstverlener op Digipoort een eventueel te overwegen mogelijkheid.

Mogelijkheden voor e-factureren aan decentrale overheden
Op welke wijze naar decentrale overheden en (andere) aanbestedende diensten e-factureren kunnen worden gestuurd, is mede afhankelijk van hoe deze overheidsorganisaties zelf hun voorzieningen inrichten. Decentrale overheden kiezen in toenemende mate voor het ontvangen van e-facturen via de beveiligde route binnen het netwerk van Simplerinvoicing.

Stand van zaken april 2018
Ondersteuning PIANOo programmabureau e-factureren
Voor ondersteuning bij de implementatie van e-factureren bij aanbestedende diensten is begin 2016 het Programmabureau e-factureren ingericht bij PIANOo. Het initiatief en het budget kwam aanvankelijk van het Ministerie van Economische Zaken. Per januari 2018 is de verlenging van de opdracht aan het Programmabureau overgenomen door het Ministerie van Binnenlandse Zaken.
Het Programmabureau neemt de implementatie van e-factureren bij decentrale overheden en andere aanbestedingsplichtige organisaties niet over, maar ondersteunt bij:

  • Het technisch kunnen ontvangen en verwerken van e-factureren.
  • De organisatorische veranderingen die nodig zijn om de voordelen van e-factureren te kunnen benutten.

Het Programmabureau geeft afdelingen Financiën, ICT en inkoop de benodigde informatie om e-factureren te kunnen verwerken. Bijvoorbeeld door het ter beschikking stellen van handreikingen en procesbeschrijvingen, maar ook via presentaties en bijeenkomsten in het land. Daarnaast fungeert het programmabureau als vraagbaak voor bestuurders, managers en projectleiders die e-factureren willen realiseren.

Status implementatie e-factureren
In de tweede helft van 2017 waren enkele grote ICT leveranciers gereed met hun eigen implementatie van e-facturatie voorzieningen in hun pakketten voor overheidsklanten. Sindsdien heeft de implementatie bij decentrale overheden een vlucht genomen. Het Programmabureau brengt de ontwikkelingen en voortgang bij de decentrale overheden letterlijk in kaart. Op de interactieve kaart van Nederland ziet is te zien hoe ver gemeenten, provincies en waterschappen gevorderd zijn met de implementatie van e-factureren.

Ontwikkeling EU norm
Om niet alleen nationaal, maar in de toekomst ook internationaal gestandaardiseerd te kunnen e-factureren is normering noodzakelijk. Verschillende systemen moeten immers met elkaar kunnen communiceren. De NEN normcommissie voor de ontwikkeling van de EU norm is in 2014 gestart. In het voorjaar van 2017 is de Europese norm voor de elektronisch factuur vastgesteld en in oktober 2017 officieel gepubliceerd.

Verzendspecificatie
Het PIANOo programmabureau heeft samen met zijn experts een verzendspecificatie ontwikkeld voor e-facturen richting de decentrale overheden. Deze bevat een gedetailleerde beschrijving van de toepassing van een aantal velden, zoals die bijvoorbeeld als richtlijn door de Belastingdienst zijn geformuleerd. De specificatie maakt het voor verzenders en ontvangers duidelijk hoe de e-factuur opgesteld moet worden.

NLCIUS
De wens om eenduidige verzendspecificaties te hebben, leeft niet alleen bij de decentrale overheden. Daarom hebben diverse betrokken partijen, samen met een aantal vertegenwoordigers van het bedrijfsleven, de handen ineen geslagen om één verzendspecificatie op te stellen voor het verzenden van e-facturen aan (Rijks- en decentrale-) overheden én tussen bedrijven onderling. De invoering van de Europese Norm (EN16931) biedt mogelijkheden de verzendspecificatie verder te verankeren in de zogeheten NL-CIUS (Nederlandse Core Invoice Usage Specifications).


Bron:  Digitale Overheid

Ga terug