Subsidie ontvangen of verstrekken; bent u ‘in control’?

Subsidies zijn er in veel soorten en maten en vormen een wereld op zich. Ze bieden kansen voor uw organisatie voor nieuwe of aanvullende bronnen van inkomsten en nieuwe focusgebieden voor de organisatie. Bestuur, toezicht en werkorganisatie spelen allemaal een rol in het grip houden op subsidieaanvraag, -beheer en -verantwoording.

Subsidies als uitdaging voor de werkorganisatie

Veel maatschappelijke organisaties hebben te maken met het werven van of verstrekken van subsidies. Het kan dus zowel gaan over inkomende als over uitgaande geldstromen. Subsidies worden verstrekt door de (semi-)overheid en andere maatschappelijke organisaties, zoals vermogensfondsen. De aard, voorwaarden en doelen daarvan verschillen sterk.

Subsidievoorwaarden monitoren

Wat is voor u als directeur(-bestuurder), controller of financial vooral van belang? Dat is hoe de subsidievoorwaarden worden vastgelegd en gemonitord. De aandachtsgebieden zijn de termijnen, de verantwoordingseisen en de inrichting van de (project-)administratie. Ook de interne procedures moeten hierop worden ingericht. Dit begint al bij het aanvraagproces en dan met name bij het opstellen van de begroting. Hoe berekent u de overhead, de indirecte kosten of de opslag op uurtarieven en kloppen uw veronderstellingen daarbij? Wij adviseren u om per project of groep projecten KPI’s te formuleren die in de tussentijdse rapportages worden meegenomen zodat u de voortgang van het project goed kunt monitoren.

Bent u als toezichthouder of bestuur ‘in control’?

Een andere vraag die naar voren komt is: in welke mate moet een bestuur of raad van toezicht betrokken zijn op de aard, omvang en soorten subsidies of subsidietrajecten waar uw organisatie mee te maken heeft? Wat wij in onze praktijk terugzien -en u adviseren om toe te passen- is dat er aandacht is voor de ‘subsidiepipeline’ in het kader van financieel beheer en de begrotingscyclus. Een subsidiepipeline is een stappenplan om het proces van subsidieaanvragen te stroomlijnen. Dit omvat het monitoren van de subsidierisico’s en de subsidiemix in de organisatie. De subsidiepipeline heeft betrekking op de subsidietrajecten die in voorbereiding zijn, al aangevraagd zijn en op de slagingskans van trajecten.

Door hierover in gesprek te gaan met de werkorganisatie blijft u in control en kunt u – waar nodig- bijsturen of meesturen. Daarnaast is het vanuit de bestuurlijke en toezichthoudende rol wenselijk om de subsidierisico’s in kaart te hebben. Dit zijn de reputatie-, financiële en operationele risico’s. Tot slot is het van belang om de subsidiemix te monitoren. Zo houdt u zicht op de verdiencapaciteit per subsidie, die zoals eerder benoemd, sterk kan verschillen.

MDT-subsidies als voorbeeld

De subsidies binnen het Maatschappelijke Diensttijd (MDT) programma zijn in de loop der jaren geëvolueerd van klassieke ‘werkelijke-kostenregelingen’ naar modellen waarin prestaties – het aantal afgeronde trajecten – centraal staan, soms in combinatie met een (gedeeltelijke) kostenvergoeding. Voor u als controller, toezichthouder of bestuurder is vooral van belang dat elk regime zijn eigen spelregels heeft. Waar de ene tranche nog vraagt om een sluitende uren- en facturenadministratie, toetst de volgende op aantallen trajecten en zal de accountant ook zijn werkzaamheden hierop aanpassen. Het risico-profiel verschuift dus telkens. Bij kostenregelingen ligt de focus op budget over- of onderschrijding, terwijl bij prestatieregelingen de beheersing centraal staat –zeker wanneer subsidie-uitkeringen pas volgen na verificatie van de output door de accountant.

Administratieve inrichting en rapportage

Daarom verdient dit onderwerp aandacht zowel aan de voorzijde bij de aanvraag, bij de inrichting in de organisatie en aan de verantwoordingszijde. Breng vroegtijdig in kaart welk subsidietype op uw organisatie van toepassing is en stem uw project- en financiële administratie daarop af. Borg dat co-financiering, registratie van deelnemers én interne controles vanaf dag één aantoonbaar op orde zijn. Een heldere scheiding tussen reguliere administratie en MDT-projectadministratie is essentieel. Tussentijdse rapportages en actieve monitoring van gewijzigde voorwaarden -zoals strengere solvabiliteitseisen of nieuwe uitvoeringsprotocollen- verminderen het risico op terugvorderingen en onaangename verrassingen tijdens de accountantscontrole of bij de aanvraag van een nieuwe subsidieronde.

Ons advies aan maatschappelijke organisaties

Subsidies bieden aantrekkelijke extra inkomsten én strategische kansen, maar vragen wel om een strakke regie. Wees alert vanaf de aanvraag tot en met de accountantscontrole. Zorg dat u als bestuurder, controller of financieel directeur al bij de begroting scherp heeft hoe indirecte kosten worden doorbelast en formuleer per project KPI’s voor tussentijdse sturing. Voor u als bestuurder of toezichthouder: houdt zicht op de volledige subsidie-pipeline én de bijbehorende reputatie-, financiële en operationele risico’s.