U herkent het wel. Druk, druk, druk. Altijd volle wachtkamers. De zorg voor de patiënt staat op nummer één en tijd voor de administratie ontbreekt. Ondertussen denkt u: Heb ik nu wel alles gedeclareerd? Eens per jaar een bespreking met de accountant over de cijfers, terwijl het jaar allang voorbij is en er niets meer te veranderen valt. Welke meerwaarde bieden deze cijfers mij? Maar… het kan anders!
Wat is het belangrijk om jaarlijks een begroting op te stellen. Dit is uw stuurmiddel voor het komende jaar. Maar tegelijk ook de werkruimte voor uw praktijkmanager. Eén keer per jaar, als de dagen weer korter beginnen te worden en de nachten langer, denkt u na over uw begroting. Welke inkomsten verwacht ik of wil ik realiseren? Wat zijn mijn kosten, gesplitst in vaste en variabele kosten? Hoeveel geld wil ik uitgeven aan bepaalde kostensoorten? U stelt budgetten vast voor het komende jaar. Hierdoor hoeft u een jaar lang niet na te denken over de vraag of de factuur, die u dient te autoriseren, wel binnen de exploitatie van dit jaar thuishoort. Vragen als: Hoeveel geld hebben we dit jaar hier al voor uitgegeven? hoeven niet meer uitgezocht te worden. U heeft de budgetten bepaald voor het komende jaar en uw praktijkmanager dient deze te bewaken. Of dit lukt ziet u periodiek terug in de managementinformatie. De opgestelde begroting is een stuurmiddel en is niet leidend. Zodra hier fors van wordt afgeweken, moet er een verklaring voor zijn.
U herkent het wel: Hoeveel geld kan ik nu per maand overboeken naar privé als u vanuit een maatschap of een eigen praktijk opereert? Of hoe hoog kan de managementvergoeding zijn voor uw personal holding (even los van de fiscale regelgeving)? Belangrijke vragen waar u misschien wel van wakker ligt, want u heeft ook uw privé verplichtingen die voldaan moeten worden. Deze vragen hoeven u geen slapeloze nachten meer te geven als u een liquiditeitsbegroting opstelt. Een begroting die uw liquiditeit voor het komende jaar per maand weergeeft. Dit is voor u een extra stimulans om uw declaraties op tijd in te dienen. Maar dit geeft u ook de rust dat er voldoende liquiditeiten zijn om bijvoorbeeld het vakantiegeld aan uw medewerkers te kunnen betalen, zonder dat u zich zorgen hoeft te maken over uw banksaldo. Ook geeft het u snel en meer inzicht in de vraag of er extra liquiditeit moet worden aangewend om bijvoorbeeld investeringen te doen of dat er juist extra afgelost kan worden op de langlopende leningen.
Wat is er nu belangrijker dan periodieke betrouwbare managementinformatie. Per maand of kwartaal een overzicht waarop u kunt zien wat uw resultaten zijn. Het klinkt allemaal zeer tijdsintensief, maar dat is het niet. Uw administratie wordt continue bijgehouden doordat uw facturen worden geboekt en uw bankmutaties dagelijks worden ingelezen. De maandelijkse loonjournaalpost wordt ook automatisch ingelezen nadat de loonstroken zijn gedraaid en de memoriaalboekingen, zoals de afschrijvingen op de vaste activa, kunt u zo instellen in het softwarepakket dat deze maandelijks worden geboekt. Hierdoor is uw administratie altijd actueel. Wat is het dan jammer om, als er actuele cijfers zijn, deze niet te gebruiken. Vragen als ‘hoeveel geld hebben we dit jaar al uitgegeven aan een bepaalde kosten, zijn bekend en kosten onnodig veel tijd als u deze gaat uitzoeken.
Uw administratie is actueel. Waarom wilt u dan niet periodiek deze informatie ontvangen? Dit geeft u rust. U weet hoe uw praktijk ervoor staat. En zo nodig kunt u nog bijsturen. De managementinformatie geeft u antwoorden op al uw vragen over uw administratie.
Hoe en welke managementinformatie u wenst te ontvangen is aan u. Het kan eenvoudig door een uitdraai uit het softwarepakket met de behaalde resultaten over een periode. Het biedt u meer inzicht als u de resultaten per periode (maandelijks/per kwartaal) splitst met de cumulatieve gegevens als totaalbeeld. Om helemaal compleet te zijn is het ideaal om naast de gerealiseerde cijfers de begroting op te nemen. Dit geeft u inzicht in wat u vooraf gebudgetteerd heeft en wat de werkelijke resultaten zijn. Om snel en op hoofdlijnen de verschillende cijfers te analyseren is het aan te bevelen om de cijfers te vertalen in grafieken.
Terwijl uw wachtkamer vol zit kunt u op basis van bovengenoemde gegevens snel zien hoe uw praktijk er financieel voor staat. Zijn er kostencategorieën waarvan het budget is overschreden, dan moet de verklaring bij u bekend zijn.
Op deze manier bent u altijd actueel en kunt u zo nodig aanpassingen doen. Voor u geen onduidelijkheden meer, wat betekent dat er geen zorgen meer hoeven te zijn op financieel gebied en uw aandacht kunt besteden aan de zorg voor uw patiënten.
De welbekende jaarrekening die u ontvangt nadat het jaar allang verstreken is, biedt u weinig sturing omdat dit alleen achteruitkijken is. Doordat u nu periodiek managementinformatie aangeleverd krijgt, ontvangt u eigenlijk twaalf keer (maandelijks) of vier keer (per kwartaal) een jaarrekening. Cijfers die actueel zijn en waar u zo nodig nog op kunt sturen. Cijfers die u geen zorgen meer geven.
Uiteraard blijft de definitieve jaarrekening er wel omdat bijvoorbeeld de bank deze nodig heeft of omdat dit in uw statuten is bepaald, maar zodra u de laatste managementinformatie van een kalenderjaar ontvangt weet u bij benadering wat uw resultaat in de jaarrekening zal zijn.
Ik wens u succes met het analyseren van uw managementinformatie. Ik kan u nu al verzekeren dat u uitkijkt naar de volgende managementinformatie als u die van deze periode ontvangt. Want wat wenst u nog meer dan een volle wachtkamer en tevens financieel actueel te zijn!?
