De praktijk is vaak weerbarstig. Een werknemer krijgt een auto van de zaak ter beschikking. De keuze kan vervolgens gemaakt worden of deze werknemer privé gaat rijden met de auto. Als de werknemer dat niet wil, kan hij daarvoor een verklaring ‘geen privégebruik auto’ aan de werkgever afgeven. Maar let op werkgever, mag u dan vervolgens altijd de bijtelling achterwege laten?
Als de werknemer een verklaring geen privégebruik auto aanlevert bij de werkgever, mag de werkgever op grond daarvan de bijtelling achterwege laten. De werknemer mag in dit geval maximaal 500 kilometer privé rijden per jaar. Als werkgever moet u een kopie van die verklaring in uw administratie bewaren. En wat nu als u de verklaring krijgt in bijvoorbeeld maart, hoe gaat u dan om met januari en februari? Het corrigeren van de bijtelling over die maanden kunt u als werkgever niet doen.
Die keuze kan niet ieder moment gemaakt worden. Wanneer heeft de werknemer die keuze?
Heel belangrijk is dat de keuze dus niet gemaakt kan worden bij een andere, volgende auto van dezelfde werkgever. De 500 kilometer geldt namelijk niet per auto, maar op jaarbasis.
De werknemer dient op verzoek overtuigend te kunnen bewijzen dat maximaal 500 kilometer privé is gereden. Daarvoor zal de werknemer bijvoorbeeld een sluitende rittenregistratie moeten bijhouden. Dat is de beste manier om het beperkte privégebruik te kunnen aantonen.
Weet u als werkgever dat uw werknemer meer dan 500 kilometer per jaar privé rijdt? Dan mag u geen rekening houden met de verklaring geen privégebruik auto.
Als werkgever is het van belang dat u goed de verklaringen van uw werknemers administreert. Indien de Belastingdienst een controle loonheffingen komt doen, moet u die verklaringen kunnen overleggen. De Belastingdienst zal dan een eventuele naheffingsaanslag aan de werknemer opleggen en niet aan u.
Bent u voldoende op de hoogte van de verschillende verklaringen die er zijn? En bent u voldoende ‘in control’ om bij een boekenonderzoek geen risico te lopen? De belangen zijn vaak groot! Wij helpen u graag verder zodat ook uw wagenpark fiscaal ‘in control’ is.
mr. G.C. (Govert) Meerkerk
Belastingadviseur
gmeerkerk@vanreefc.nl