Volledig personeelsdossier is essentieel

Waarom een volledig personeelsdossier essentieel is voor u als werkgever.

Een nieuwe medewerker in dienst? Zorg dat de basis klopt. Dat begint bij een volledig en juist personeelsdossier. Juist bij indiensttreding is het noodzakelijk om een volledig personeelsdossier op te zetten. Dit is niet alleen nodig voor een correcte en volledige salarisadministratie, maar ook om risico’s en boetes te voorkomen,  te voldoen aan wettelijke verplichtingen en om juridische zekerheid te waarborgen. Ontbrekende informatie kan leiden tot het toepassen van het anoniementarief, waarbij er extra hoge loonbelasting bij de werknemer wordt ingehouden. Daarnaast kunnen fouten in de loonverwerking ontstaan. Dat is niet alleen vervelend voor de werknemer maar ook voor uzelf.

Boetes voorkómen

Een volledig personeelsdossier is onmisbaar bij controles door de Belastingdienst of het UWV. Het voorkomt boetes en juridische complicaties die voortkomen uit onvolledig of onjuiste documentatie. Door vanaf dag één alles goed vast te leggen, voldoet u aan de identificatieplicht en zorgt u voor een solide administratie basis.

Wat zijn de verplichte gegevens in personeelsdossier voor de eerste werkdag?

1. Persoonsgegevens van de werknemer:
   • NAW-gegevens (volledige naam en voorletters, adres en woonplaats)
   • Geboortedatum
   • Burgerservicenummer
2. Bankrekeningnummer:
   • Voor het uitbetalen van salaris
3. Kopie geldig identiteitsbewijs:
   • Kopie van de voor- en achterkant van een geldig ID-kaart of Paspoort
4. Formulier loonheffingen:
   • Opgaaf gegevens voor de loonheffing
   • Inclusief de keuze voor de loonheffingskorting en per welke datum
   • Ondertekend en gedateerd door de werknemer
5. Arbeidsovereenkomst:
   • Getekend door de werkgever en werknemer
   • Met alle belangrijke afspraken

Welke gegevens zijn ongeldig of verboden om in personeelsdossier op te nemen voor de eerste werkdag?

1. Rijbewijs, dit is een ongeldig identificatiebewijs, hierop is geen nationaliteit weergegeven en voldoet daarom niet aan de wettelijke eisen.
2. Medische gegevens, bijvoorbeeld informatie over ziektes, beperkingen etc. alleen de bedrijfsarts of arbodienst mag dit verwerken en dan pas bij verzuim of re-integratie.
3. Strafrechtelijke gegevens, zoals veroordelingen of lopende zaken. Deze morgen alleen worden verwerkt als het wettelijk verplicht is (bijvoorbeeld Verklaring Omtrent het Gedrag).
4. Gegevens over afkomst of ras
5. Gegevens van religieuze of politieke overtuigingen

Kortom: een volledig personeelsdossier voor indiensttreding van een nieuwe werknemer is geen administratieve formaliteit, maar een noodzakelijke basis voor goed werkgeverschap, het voorkomt fouten, u voldoet aan de wet en u biedt uw werknemer een professionele start.

Heeft u vragen, neem dan contact met ons op: hradvies@vanreehrc.nl en 0342-400200. Wij helpen u graag verder.