Vaste kostenvergoeding in de WKR? (blog)
Een goede kostenvergoeding begint niet bij de uitbetaling, maar bij een zorgvuldig kostenonderzoek.
Een belastingvrije kostenvergoeding in de WKR is goed mogelijk, maar vraagt wel uw nadrukkelijke aandacht als werkgever.
Blijkt achteraf dat geen sprake is van een onbelaste kostenvergoeding? Dan kan dit voor u als werkgever leiden tot 80% eindheffing.
Een gedegen en tijdig onderzoek naar de aard van de uitgaven is daarom absoluut vereist!
Waarom de WKR?
Sinds 2015 kennen we de Werkkostenregeling (hierna: WKR). Het doel van de invoering van de WKR was administratieve lastenverlichting. Voor invoering van de WKR gold een systeem van ruim 30 regelingen in de Wet op de Loonbelasting met allerlei voorwaarden om kosten belastingvrij te kunnen vergoeden. Nu, 11 jaar later, weten we wel beter.
De WKR kent voor diverse vergoedingen nog steeds allerlei voorwaarden die de juiste fiscale verwerking voor u als werkgever er niet veel eenvoudiger op hebben gemaakt. Dat kan er al snel toe leiden dat de WKR onjuist wordt toegepast en dit achteraf bij een boekenonderzoek leidt tot aanzienlijke naheffingen.
Die naheffing kan een terugwerkende kracht van maximaal 5 jaar hebben! Dat kan behoorlijk in de papieren lopen. Een voorbeeld hiervan is de foutieve verwerking van een vaste kostenvergoeding.
Vaste kostenvergoeding
Het is onder voorwaarden mogelijk dat u als werkgever een vaste kostenvergoeding geeft aan uw werknemers. Deze vaste kostenvergoeding kan buiten de vrije ruimte van de WKR blijven als voldoende vooraf is onderbouwd dat de kosten daarvan bestaan uit uitgaven die gericht zijn vrijgesteld. Deze onderbouwing vraagt een onderzoek naar de aard van de kosten.
In de wet is niet expliciet opgenomen hoe dit onderzoek er moet uitzien. Vaak wordt in de praktijk als uitgangspunt genomen dat voor drie opeenvolgende maanden aan de hand van facturen en bonnetjes wordt bijgehouden welke uitgaven zijn gedaan. Dat onderzoek bewaart u vervolgens goed in uw administratie.
Een praktijkcasus
In de praktijk is de vaste kostenvergoeding regelmatig onderwerp van discussie met de Belastingdienst bij een belastingcontrole. Omtrent de vraag onder welke voorwaarden belastingvrij een kostenvergoeding kan worden gegeven heeft de Kennisgroep Loonheffingen van de Belastingdienst op 25 september jongstleden een kennisgroepstandpunt gepubliceerd.
Het ging om de situatie waarbij een werkgever in september 2025 besloot om met terugwerkende kracht vanaf 1 april 2025 een vaste kostenvergoeding toe te kennen aan zijn werknemers. Daarbij was de bedoeling dat de werkgever de vergoeding tot en met december 2025 in Ć©Ć©n bedrag in december 2025 zou uitbetalen. Voorafgaand hieraan heeft de werkgever over de periode september tot en met november 2025 een kostenonderzoek laten uitvoeren.
Wordt hiermee voldaan aan de voorwaarden om de kostenvergoeding belastingvrij (buiten de vrije ruimte WKR) te kunnen verstrekken?
Standpunt Kennisgroep
De Kennisgroep is duidelijk: nee, in deze casus is daaraan niet voldaan.
De Kennisgroep geeft aan dat een vaste kostenvergoeding namelijk moet zien op kosten die de werknemer nog moet maken. Een onderzoek naar de werkelijke kosten vĆ³Ć³r het genietingsmoment van de vergoeding is niet voldoende; het moet gaan om een onderzoek naar de werkelijke kosten vĆ³Ć³r het moment waarop de werknemer kosten maakt die met de vaste vergoeding worden gedekt.
Wees alert
Een belastingvrije kostenvergoeding in de WKR is goed mogelijk maar vraagt wel uw nadrukkelijke aandacht als werkgever.
Blijkt achteraf dat geen sprake is van een onbelaste kostenvergoeding dan kan dit voor u als werkgever leiden tot 80% eindheffing.
Een gedegen en tijdig onderzoek naar de aard van de uitgaven is daarom absoluut vereist!
Belastingregels veranderen regelmatig. De informatie in dit blog is actueel op 21 oktober 2026.
