1 juni 2022

In een vorige blog ben ik ingegaan op de verklaring ‘geen privégebruik auto’. Er bestaat specifiek voor bestelauto’s ook de verklaring ‘uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’. In deze blog ga ik op de genoemde verklaring in. Als de werknemer dat niet wil, kan hij samen met de werkgever een verklaring ‘uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ aanvragen. Maar let op werkgever! Mag u vervolgens altijd de bijtelling achterwege laten?

Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto

Stel dat een werknemer een bestelauto ter beschikking krijgt. De keuze kan vervolgens gemaakt worden of deze werknemer privé gaat rijden met de bestelauto. Als de werknemer geen bijtelling voor zijn bestelauto wil, is het mogelijk een verklaring ‘uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ in te dienen. De werkgever dient op verzoek van de werknemer de verklaring in. Als werkgever moet u een (door de werknemer ondertekende) kopie van die verklaring in uw administratie bewaren. De werkgever mag op grond daarvan de bijtelling achterwege laten. De werknemer mag in dit geval geen enkele kilometer privé rijden. Let op: woon-werkverkeer geldt als zakelijke rit. Voor iedere combinatie van een werknemer met een bestelauto is een aparte verklaring nodig.

Aantonen privégebruik

Het grote voordeel van de verklaring ‘uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ is dat er geen kilometerregistratie bijgehouden hoeft te worden. De Belastingdienst kan vragen om het zakelijk karakter van een bepaalde rit aan te tonen. Dit doet de Belastingdienst bijvoorbeeld aan de hand van camerabeelden op tijdstippen en locaties die ongebruikelijk zijn. Het is daarom raadzaam om wel bewijsstukken te bewaren om het zakelijk karakter aan te kunnen tonen. De bewijslast is echter geen zware bewijslast, het is voldoende als u het zakelijk karakter van een rit aannemelijk kunt maken. Kan het zakelijk karakter van een rit toch niet aannemelijk gemaakt worden? Dan zal de Belastingdienst een naheffingsaanslag opleggen waarbij ze ervan uitgaan dat er tenminste 500 kilometer privé wordt gereden met de bestelauto.

Meldingsplicht privégebruik

Bent u als werkgever op de hoogte dat uw werknemer de bestelauto privé rijdt? Dan heeft u een meldingsplicht. Dat moet schriftelijk gemeld worden aan de Belastingdienst. Doet u dat niet, dan loopt u ook het risico op een naheffingsaanslag met boete.

Het belang van een goede administratie

Als werkgever is het van belang dat u goed de verklaringen van uw werknemers administreert. Indien de Belastingdienst een controle loonheffingen komt doen, moet u die verklaringen kunnen overleggen. De Belastingdienst zal dan een eventuele naheffingsaanslag aan de werknemer opleggen en niet aan u.

Bent u voldoende op de hoogte van de verschillende verklaringen die er zijn? En bent u voldoende ‘in control’ om bij een boekenonderzoek geen risico te lopen? kom dan in actie. De belangen zijn vaak groot! Wij helpen u graag verder zodat ook uw wagenpark fiscaal ‘in control’ is.

Govert Meerkerk

mr. G.C. (Govert) Meerkerk
Belastingadviseur
gmeerkerk@vanreefc.nl