Kinderopvangorganisaties en (primair) onderwijsinstellingen groeien steeds meer naar elkaar toe. In 2021 is een nieuwe Code Goed Toezicht verschenen van de VTOI-NVTK. Dat zijn de verenigingen voor toezichthouders in het onderwijs én in de kinderopvang. Het doel van de Code is ondersteuning voor de dialoog binnen de raad van toezicht en met het bestuur. Geen afvinklijstje, maar juist het gesprek voeren over “hoe houden wij toezicht”. De Code is geen wetgeving, maar voor leden van de VTOI-NVTK wel richtinggevend. In de nieuwe code staan 7 principes voor Goed Toezicht. Wij lichten ze voor u toe. Bij ieder van de 7 principes staan vragen. Aan de hand hiervan kunt u in kaart brengen wat belangrijke attentiepunten zijn voor uw kinderopvang.
De Code is gebaseerd op de 4 kernwaarden van de VTOI-NVTK: integriteit, maatschappelijke verantwoordelijkheid en betrokkenheid, verbinding en professionaliteit. Op basis van deze kernwaarden zijn 7 principes voor Goed Toezicht geformuleerd:
Uiteraard gaat het bij dit principe om de naleving van de wettelijke voorschriften voor het toezichthoudend orgaan. Zoals het goedkeuren van de jaarrekening, de begroting, strategische beleidsplannen en dergelijke.
Maar dit principe gaat verder. Het vraagt een reflectie op de eigen statuten en reglementen. Staan daarin alle taken die er in moeten staan voor de raad van toezicht? Een regelmatige beoordeling of evaluatie vanwege veranderende wetgeving of maatschappelijke ontwikkelingen is nodig.
Een concrete aanleiding was in 2021 de invoering van de Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen.
Toezichthouden is een maatschappelijke opdracht. Hoe dat concreet wordt ingevuld en vanuit welke waarden toezicht wordt gehouden, staat in een toezichtvisie. Goed toezicht houden begint met een toezichtvisie. In het onderwijs is een toezichtvisie in de achterliggende jaren ingeburgerd. Bij kinderopvangorganisaties ligt dit nog niet altijd vast. Hoe is dat bij uw organisatie?
Een logische volgende stap is een toezichtkader. Denk hierbij bijvoorbeeld aan:
Thema’s zoals financiële ontwikkeling, personele kengetallen en bezetting van de kinderopvanglocaties zijn vanzelfsprekend. Maar hoe houdt u toezicht op de kwaliteit? De oudertevredenheid? Ook het toezichtkader is een document dat u in samenspel met het bestuur opstelt en periodiek evalueert.
Toezicht houden werkt van uit vertrouwen. Uiteraard dienen toezichthouders onafhankelijk van het bestuur te opereren. Maar bestuur en toezicht zijn gericht op samenwerking. Die is gebaat bij een open aanspreekcultuur.
Hoe maakt u het thema integriteit bespreekbaar? Binnen de raad kan dit door te reflecteren op het eigen handelen. Een belangrijk risico is ook mogelijke belangenverstrengeling. Het is aan te raden om minimaal eens per jaar hierop te reflecteren en mogelijke risico’s te bespreken.
De besprekingen van het toezichthoudend orgaan vinden plaats binnen de beslotenheid, de vertrouwelijkheid van de raad. De notulen van de raad van toezicht hoeven dus niet op straat te liggen. Wel is de raad van toezicht transparant over het eigen handelen. Het wordt aanbevolen om de toezichtvisie en het toezichtkader te publiceren op de website en in het jaarverslag.
Toezichthouders moeten openstaan voor signalen van binnen en van buiten de organisatie. Aanspreekbaarheid draagt bij aan een open en veilig klimaat binnen uw organisatie.
In het kader van dit principe is de procedure voor de werving, selectie en (her)benoeming van bestuurders en toezichthouders ook van belang. De “tone at the top” is bepalend voor hoe transparant en open de organisatie als geheel is.
Een toezichthouder heeft een integrale verantwoordelijkheid. Dat vraagt verbinding met alle interne en externe belanghebbenden. De lijst met belanghebbenden kan lang zijn. Denk bijvoorbeeld aan:
De wijze waarop de raad van toezicht verbinding zoekt met belanghebbenden, wordt afgestemd met het bestuur. Maar de raad van toezicht kan het niet volledig delegeren aan het bestuur.
Het kan een idee zijn om periodiek belanghebbenden als gast in uw vergadering uit te nodigen. Bijvoorbeeld door een locatieleider een presentatie van zijn/haar locatie te laten geven of door een extern specialist zoals een accountant uit te nodigen.
Professionaliteit is een kernwaarde voor toezichthouders. Dat begint bij de werving en selectie van toezichthouders. U werft deze op basis van expertise. Maar expertise dient ook bijgehouden te worden. De VTOI-NVTK organiseren hiervoor diverse cursussen en seminars Het vraagt ook bijhouden van ontwikkelingen in de sector. Wij adviseren om jaarlijks de opleidingsbehoefte in kaart te brengen.
Een ander punt bij dit principe is rolvastheid. Een toezichthouder is geen bestuurder. Ga dus niet op de stoel van de bestuurder zitten.
Een belangrijk instrument om de professionaliteit te bewaken is de jaarlijks zelfevaluatie: een reflectie op het eigen handelen en dat van de andere leden van de raad. Daarnaast stelt de Code Goed Toezicht om dit eenmaal per 4 jaar onder leiding van een onafhankelijke externe begeleider te laten plaatsvinden.
Dit laatste principe betreft de verantwoording van de raad van toezicht. Namelijk door middel van het jaarverslag en op de website. Een jaarverslag van de toezichthouders kan voor kinderopvangorganisaties nieuw zijn. Binnen onderwijsinstellingen heeft hierin de achterliggende jaren een ontwikkeling plaatsgevonden. Omdat de Code Goed Toezicht voor onderwijsinstellingen én kinderopvangorganisaties geldt, kan het inspirerend zijn om uw jaarverslag te vergelijken met die van een onderwijsinstelling in de buurt.
Duidelijk is dat de raad van toezicht zich niet kan beperken tot enkele regels. Feitelijk dient de raad verantwoording af te leggen over alle 7 principes. Namelijk hoe heeft de raad van toezicht hieraan invulling gegeven.
Mogelijk is het beantwoorden van de vragen voor uw kinderopvang niet zo eenvoudig. En de gevolgen kunnen dan groot zijn. Het is voor u natuurlijk geen dagelijkse kost. Maar voor ons wel. Als accountants zien wij veel jaarverslagen, ook van raden van toezicht. Wij zijn graag bereid mee te denken. Zowel over uw jaarverslag als over de invulling van de maatschappelijke opdracht als raad van toezicht. Neem gerust contact met ons op.
Drs. L. (Leon) van der Vliet RA
lvdvliet@vanreeacc.nl
Tel. 078-3033034
