Het is weer voorjaar. Een drukke periode voor bestuurders, controllers en accountants. Jaarstukken opstellen en controleren. Toezichthouders nemen in dit proces soms een afwachtende houding aan. Ook toezichthouders in de kinderopvang. Zij moeten de jaarstukken immers goedkeuren, maar hebben daarvoor eerst de definitieve jaarstukken en de (controle)verklaring van de accountant nodig. Dus: de bestuurder, de controller en de accountant zijn aan zet.
Het is wel eens wat onderbelicht dat ook de toezichthouders zelf een verantwoording moeten opstellen. De Code Goed Toezicht voor Onderwijs en Kinderopvang van VTOI-NVTK geeft dat helder aan. Principe 7 van de Code Goed Toezicht heet “Verantwoording”. Daarin staat: de Raad van Toezicht (het toezichthoudend orgaan) verantwoordt zich zowel intern als extern, onder ander door daarover publiekelijk te rapporteren in het jaarverslag en op de website. De verantwoording geeft zicht op de mate waarin het toezicht in de voorbije periode van toegevoegde waarde is geweest voor de organisatie. Het is meer dan een opsomming van activiteiten en formele verantwoordelijkheden. Oftewel: de toezichthouders dienen zelf ook een jaarverslag van hun activiteiten op te stellen en daaraan worden inhoudelijke eisen gesteld. Dus: toezichthouders, u moet zelf ook in de benen komen!
Waaraan moet de jaarverantwoording van de toezichthouders in de kinderopvang voldoen? Daarvoor geeft de Code ook aanwijzingen. U dient in uw verantwoording aan te geven hoe u als toezichthouders invulling geeft aan de 7 principes van de Code Goed Toezicht. De normen en ‘good practices’ van de Code kunnen als bouwstenen dienen. Benoem ook concreet welke toegevoegde waarde dit heeft opgeleverd voor uw kinderopvangorganisatie. Het verslag krijgt daardoor ‘body’.
De jaarverantwoording van de toezichthouders bevat dus een soort zelfreflectie. In dat kader wijs ik ook op een ander aspect van de Code: de zelfevaluatie door het toezichthoudend orgaan. Dit is onderdeel van principe 6 over professionalisering en lerend vermogen van het toezichthoudend orgaan. Periodiek (in beginsel eenmaal per jaar) evalueert u als collectief de individuele leden en de werking van eventuele commissies (bijvoorbeeld de auditcommissie of de remuneratiecommissie). Eén keer in de 4 jaar wordt dit onder leiding van een onafhankelijke externe begeleider gedaan. Daarnaast dient één keer in de 4 jaar een collegiale visitatie uitgevoerd te worden. Mijn beeld is dat dit in de praktijk nog maar mondjesmaat plaatsvindt. De jaarverantwoording in het voorjaar lijkt een geschikt moment om deze zelfevaluatie uit te voeren. U bent dan immers toch bezig met zelfreflectie.
Ik begon met: het is voorjaar. Dat is de periode van jaarverantwoording en terugkijken op het achterliggende jaar. Ook voor u als toezichthouders van een kinderopvangorganisatie! Daarbij wordt dus meer van u verwacht dan wachten op de jaarstukken van het bestuur en de rapportage van de accountant. Als accountants en adviseurs van Van Ree denken wij graag met u mee. Onze drive: bestuur en toezicht helpen en nog beter te laten worden.
Drs. Leon van der Vliet RA
lvdvliet@vanreeacc.nl