11 maatregelen om fraude te voorkomen bij kleinere stichtingen en verenigingen

Elke vrijwilligersorganisatie heeft te maken met geld. Veel geld soms. Misbruik en fraude liggen op de loer. Het komt voor, ook bij patiëntenorganisaties. Neem maatregelen om fraude te voorkomen. In elke patiënten- en gehandicaptenorganisatie gaat (veel) geld om. Wanneer u over het beheer geen zorgvuldige afspraken maakt, kan dat tot misbruik en fraude leiden.

Het komt écht voor

Fraude zal bij uw organisatie toch niet gebeuren, denkt u? Mis. We spraken de penningmeester van een patiëntenvereniging. Om andere organisaties te waarschuwen, wil hij zijn verhaal delen. Zonder naam en toenaam.

“Gelegenheid maakt de dief”, zegt hij. Deze penningmeester weet uit ervaring dat fraude wel degelijk voorkomt. De bewuste vereniging was net opgericht. “Met moeite was er een penningmeester gevonden. Alle bestuursleden werkten op basis van goed vertrouwen en zonder strikte administratieve organisatie. En toen, tijdens de zomervakantie, deed mijn voorganger een flinke greep uit de verenigingskas: € 15.000 was weg”.

Na veel ellende 80% terug

Natuurlijk kwam dat uit, maar toen was het al te laat. Het geld was ‘met de beste bedoelingen voor de vereniging’ gestort in een piramidespel. Na veel gedoe en een gerechtelijke procedure kwam uiteindelijk 80% terug.

Zo verkleint u de kans op fraude

Fraude helemaal uitsluiten, kunt u niet. Maar u kunt wel maatregelen nemen om de kans en vooral de gelegenheid zo klein mogelijk te maken. Bijvoorbeeld met de 11 maatregelen van de Vereniging Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk (NOV). De nummers 1 tot en met 4 zijn essentieel voor vrijwel elke vereniging en verminderen de kans op fraude enorm!

1. Beperk het contante verkeer
   Betalingen en ontvangsten via de bank verkleinen de kans op diefstal en zijn controleerbaar.
2. Periodieke controle van alle betalingen
   Laat een ander bestuurslid dan de penningmeester bijvoorbeeld maandelijks alle betalingen en opnamen controleren
3. Jaarlijkse degelijke controle door de kascommissie
   Controle door de kascommissie is wettelijk verplicht voor elke vereniging en statutair verplicht voor veel stichtingen. De patiëntenvereniging die wij spraken heeft inmiddels de kascommissie verruild voor een registeraccountant.
4. Afspraken over betalingen aan bestuursleden
   Leg schriftelijk vast of en hoeveel vergoedingen bestuursleden mogen declareren.
5. Alleen gefiatteerde betalingen
   De penningmeester mag uitsluitend betalingen (boven een bepaald bedrag) verrichten als een ander bestuurslid dat heeft goedgekeurd.
6. Factuuradres niet het adres van de penningmeester
   Voor betaling is eerst fiat nodig van een ander bestuurslid dan de penningmeester. En een ander bestuurslid heeft zicht op betalingsherinneringen.
7. Limieten voor bankrekeningen
   Stel een maximumbedrag per dag in voor overboekingen. Laat dit beheren door iemand anders dan de penningmeester.
8. Sluitende procedures bij contant geld
   Leg procedures vast voor het omgaan met contant geld.
9. Referenties nagaan
   Doe navraag bij aanstelling van een nieuwe penningmeester.
10. Offertes
    Vraag bij grote investeringen altijd minimaal 3 offertes aan.
11. Registreer bezittingen
    Inventariseer periodiek of alle bezittingen nog aanwezig zijn.

Bron: PGO Support