Tips voor de Opgaaf UBD

Opgaaf UBD (uitbetaalde bedragen aan derden)

Samengevat:

Inhoudingsplichtigen (met een loonheffingennummer) die bedragen aan derden betalen, moeten dit opgeven aan de Belastingdienst. Dit gaat over bedragen die voor werkzaamheden zijn betaald aan natuurlijke personen. Niet-inhoudingsplichtigen (zonder loonheffingennummer) hoeven alleen een opgaaf te doen als zij daarvoor een uitnodiging van de Belastingdienst ontvangen.

Belangrijke deadline voor opgaaf UBD

Bedragen die in 2025 betaald zijn moeten vóór 1 februari 2026 bij de Belastingdienst opgegeven worden.

Welke gegevens moet u opgeven?

In de opgaaf UBD moet opgenomen worden:

• aan wie is betaald,
• hoeveel aan diegene is betaald en
• de datum waarop is betaald.

Deze gegevens kunt u digitaal via het gegevensportaal van de Belastingdienst of via Digipoort doorgeven.

Hoe stelt u vast of u een betaling opgeeft?

Vaststellen of u een betaling moet opgeven blijkt in de praktijk lastig te zijn. De volgende vragen kunt u stellen om te beoordelen of u een uitbetaald bedrag moet opgeven:

1. Bent u een inhoudingsplichtige?
2. Heeft u betaald aan een natuurlijk persoon?
3. Is deze natuurlijk persoon geen werknemer, artiest, beroepssporter of vrijwilliger?
4. Staat er geen btw op de factuur?

Hieronder een korte uitleg over het begrip natuurlijk persoon en over de btw.

Wat is een natuurlijk persoon?

Alleen betalingen aan een natuurlijk persoon moet u opgeven. Een natuurlijk persoon is een zzp’er, oftewel een eenmanszaak. Maar ook als u uitbetaalt op de privérekening van een vennoot van een vof (samenwerkingsverband), is dat een betaling aan natuurlijk persoon. Als u uitbetaalt op de bankrekening van de vof zelf, dan hoeft u de betaling niet op te geven.

Een rechtspersoon is géén natuurlijk persoon. Rechtspersonen zijn onder andere bv’s, verenigingen en stichtingen.

Facturen met btw

Het btw-bedrag op een factuur moet hoger zijn dan € 0. Een factuur waarbij sprake is van een vrijgestelde prestatie, het 0%-tarief, waarbij de btw is verlegd of waarbij de KOR van toepassing is, ziet de Belastingdienst niet als een factuur met btw. Bij een factuur waarop deels een btw-belaste prestatie en deels een vrijgestelde prestatie vermeld staan, moet voor het deel dat valt onder de vrijgestelde prestatie een opgaaf UBD gedaan worden.

Geen opgaaf UBD

In de volgende situaties hoeft u geen opgaaf UBD te doen:

• Betalingen aan werknemers, artiesten en beroepssporters
• Betalingen aan vrijwilligers (maximaal € 210 per maand en € 2.100 jaar)
• Betalingen waarvoor een factuur met btw is uitgereikt

Uitstel

Redt u het niet om vóór 1 februari 2026 de gegevens op te geven? Het is mogelijk om bij de Belastingdienst uitstel aan te vragen. Dit moet schriftelijk bij de inspecteur, met vermelding van de reden. Zie hiervoor het document met vragen en antwoorden van de Belastingdienst, met name vraag en antwoord 13: Aanvraag tot aansluiting | Belastingdienst Gegevensportalen

Sanctie door de Belastingdienst

Het niet tijdig aanleveren is strafbaar. Voor het niet indienen of het te laat indienen kunt u onder andere een geldboete krijgen tot € 9.000. De deadline van 1 februari is een harde grens.

Ons advies

• Het indienen van de opgaaf UBD kan het hele kalenderjaar. U hoeft niet te wachten met opgeven van de UBD tot het januari is.
• Voor het opgeven van de bedragen heeft u inloggegevens of een PKIoverheid-certificaat nodig. Houd er rekening mee dat de aanvraag daarvan tijd in beslag neemt.
• Verstuur een verzoek om uitstel tijdig, dus vóór 1 februari, aangetekend naar de Belastingdienst.
• Voor meer informatie kunt u de Handleiding uitbetaalde bedragen aan derden van de Belastingdienst raadplegen

Wij kunnen ons voorstellen, dat dit ingewikkeld voor u is. Heeft u hulp of advies nodig bij de Opgaaf UBD? Neem dan gerust contact met ons op: