Btw aftrek gemengde kosten

Een maatschappelijke organisatie verricht in veel gevallen diensten die niet met btw belast zijn. Maar meestal zijn niet alle diensten vrij van btw. Hoe moet u in dat geval bepalen in welke mate u de betaalde btw in aftrek mag brengen? Dit is een vraag die met regelmaat opkomt en ingewikkelder blijkt dan men denkt! Maakt u kosten die zowel van belang zijn voor de belaste als de onbelaste prestaties?  Dan doet u er goed aan de aftrek van btw zorgvuldig te berekenen. Dit hoeft niet altijd op basis van omzetverhoudingen.

De hoofdregel bij btw

De btw die aan een btw-ondernemer in rekening is gebracht en toerekenbaar is aan btw-belaste prestaties mag als voorbelasting in aftrek worden gebracht. Daarbij moet wel onderscheid gemaakt worden waarvoor de ingekochte goederen of diensten gebruikt worden. Zijn goederen en diensten rechtstreeks toerekenbaar aan btw-belaste prestaties? Dan mag de btw geheel in aftrek worden gebracht. Als goederen en diensten alleen toerekenbaar zijn aan onbelaste of vrijgestelde handelingen, dan kan is de betaalde btw niet in aftrek te brengen. Tot zover roept dit meestal weinig vragen op.

Het wordt ingewikkelder wanneer het gaat over ‘algemene kosten’. Kortgezegd: de goederen en diensten die niet rechtstreeks toerekenbaar zijn aan specifieke prestaties. Een concreet en veelvoorkomend voorbeeld: de energiekosten en accountantskosten. Uit de wet volgt dat het recht op aftrek van btw op zulke kosten moet worden bepaald aan de hand van omzetverhoudingen. Wanneer belaste handelingen goed zijn voor 60% van de omzet, dan mag 60% van de btw op de algemene kosten in aftrek worden gebracht.

Uitzondering op de hoofdregel

Op grond van de wet mag onder voorwaarden worden afgeweken van de omzetverhouding als het werkelijke gebruik afwijkt van de omzetverhouding. Het vaststellen van het daadwerkelijke gebruik moet daarbij berusten op objectief en nauwkeurig vast te stellen gegevens, aldus de Hoge Raad. En het is aan de maatschappelijke organisatie als belastingplichtig om dat aannemelijk te maken. In een recente uitspraak van Hof Amsterdam (ECLI:NL:GHAMS:2023:1500) wordt ingegaan op de vraag wanneer sprake is van objectieve en nauwkeurige gegevens.

De concrete zaak

De commerciële ondernemer in deze zaak verhuurt selfstorage-boxen aan zowel ondernemers als particulieren. De verhuur aan particulieren wordt niet belast met btw vanwege de btw-vrijstelling. De verhuur aan btw-ondernemers wordt in deze casus in de meeste gevallen belast met btw.

Belanghebbende wilde afwijken van de hoofdregel. Hij was namelijk van mening dat de omzetverhouding geen zuiver beeld geeft van de werkelijke verhouding. Belanghebbende was van mening dat het werkelijk gebruik van het aantal vierkante meters vloeroppervlakte een zuiverder beeld geeft. Naar de mening van de inspecteur, en later ook het hof, slaagt dat niet. De belanghebbende heeft weliswaar de berekeningswijze uiteengezet, maar daarin werden naar het oordeel van het hof teveel onnavolgbare standpunten of aannames gebruikt.

Waarom is deze uitspraak nu van belang voor een maatschappelijke organisatie? In de praktijk zien wij dat maatschappelijke organisaties vaak activiteiten verrichten die arbeidsintensief zijn. Bent u van mening dat de tijdsbesteding van medewerkers een zuiverder beeld geeft van de verhouding? Dan zult u dat moeten onderbouwen aan de hand van bijvoorbeeld een urenregistratie. Een grove inschatting of algemene ervaring is daarvoor onvoldoende!

Onderscheid onbelast en vrijgesteld

Daarbij moet u er niet aan voorbijgaan dat onbelaste en vrijgestelde prestaties voor de btw wezenlijk anders zijn. En voor het aftrekrecht is dat onderscheid ook van belang. Daarvoor moet namelijk eerst de verhouding tussen economische en niet-economische prestaties worden bepaald (de pré pro rata). En daarna de verhouding tussen de belaste en de vrijgestelde prestaties (de pro rata). Het onderscheid is dat niet-economische prestaties niet meelopen in de pro rata. Niet-economische prestaties kunnen bijvoorbeeld gesubsidieerde activiteiten zijn. Voor de juiste berekening moet u dit onderscheid dus goed weten!

Conclusie

De aftrek van btw is vaak ingewikkelde materie voor maatschappelijke organisaties. De hierboven aangehaalde uitspraak geeft voor de praktijk aan dat er ruimte is om af te wijken van de hoofdregel dat de pro rata op basis van omzetverhouding moet worden vastgesteld. Om te mogen afwijken van de hoofdregel moet u echter wel voldoende objectief en nauwkeurig aannemelijk kunnen maken dat omzetverhoudingen niet overeenkomen met het werkelijk gebruik.

Mogelijk ziet uw organisatie ook kansen om tot een andere pro rata te komen. Uiteraard kunnen wij u daarover adviseren. Neem gerust contact met ons op.