De bewaarplicht houdt ook in dat de bewaarde gegevens te raadplegen moeten zijn. Dit betekent dat bijvoorbeeld oude apparatuur bewaard moet blijven als bepaalde digitale bestanden alleen op die manier te raadplegen zijn. Denk bijvoorbeeld aan de oude floppydisk of een eerdere Windows-versie.
De Auditfile Financieel is een uittreksel van het grootboek en wordt door de meeste boekhoudpakketten in Nederland ondersteund. Het is echter niet voldoende om alleen de Auditfile te bewaren, omdat hierin niet alle administratieve boekingen zijn opgenomen.
Het is toegestaan om gegevens van het ene opslagmedium naar een andere over te brengen. Zoals het scannen van een papieren document of de inhoud van een cd-rom naar een USB-stick. Hiervoor gelden de voorwaarden dat:
Als u aan genoemde voorwaarden voldoet, hoeft u de originele documenten niet meer te bewaren. Daarbij zal de digitale versie de plaats innemen van het origineel. In principe is conversie voor alle documenten mogelijk, met uitzondering van:
Ook digitale agenda’s en berichten zoals via e-mail, WhatsApp, sms en Facebook dient u te bewaren. Dat geldt voor zover ze zakelijk zijn. Bij een controle moeten deze gegevens ter beschikking worden gesteld in de vorm waar de inspecteur om vraagt. Let op: als er geen duidelijke scheiding tussen zakelijke en persoonlijke informatie wordt aangebracht, moeten dus ook privégegevens worden bewaard.
Wij helpen u graag zodat uw administratie voldoet aan de eisen. Dat scheelt bij een controle tijd en zoeken. Ook bieden wij mogelijkheden om uw administratie geheel online te voeren. Neem gerust contact met ons op: info@vanreeacc.nl
Bron: SRA 9 juni 2021
Vanaf 1 april kunnen bedrijven en instellingen die vastlopen door het volle stroomnet subsidie aanvragen om advies in te huren en/of investeringen te doen om verder te kunnen met hun
Werkt u met zzp’ers? Controleer dan of de manier van werken past bij een zzp’er en of het contract daarmee in lijn is. Zo beperkt u het risico op schijnzelfstandigheid.
Voor de maand april staan hieronder een aantal belangrijke fiscale deadlines en tips op een rij. Belangrijke fiscale deadlines: Moet u aangifte inkomstenbelasting 2024 doen? Doe dit vóór 1 mei.
