U geeft uw secretaresse een bloemetje op secretaressedag. U wilt dit onbelast geven. Hoe moet u omgaan met de factuur? Is dit geen loon omdat het intermediaire kosten zijn? Of is het geen loon omdat het onder de kleinegeschenkenregeling valt? Of is het wel loon en kunt u dit onderbrengen in de vrije ruimte als u het aanwijst als eindheffingsloon?

Bovenstaande vraag werd gesteld aan salarisprofessionals op het Forum Salaris. Het juiste antwoord werd door slechts 45% van de deelnemers gegeven. Dat is een opmerkelijke uitkomst. Zeker als je weet dat het professionals zijn die de vraag hebben beantwoord. Dit geeft aan hoe lastig de werkkostenregeling is.

Toepassing werkkostenregeling

Als adviseurs bij Van Ree Finance consultants zien wij dit ook in de praktijk bij onderwijsinstellingen. Dat is niet vreemd, gelet op het grote aantal specifieke regelingen. Regelmatig voeren wij daarom WKR-scans uit, waarbij we met de onderwijsinstelling samen kijken of de werkkostenregeling goed wordt toegepast. Een andere mogelijkheid is het verzorgen van een interne WKR-cursus op uw locatie. Een aantal aandachtspunten en valkuilen:

1. Stippel uw vrije ruimte uit

Niet alle werkgevers benutten de vrije ruimte volledig. De vrije ruimte is een percentage van de totale fiscale loonsom van alle medewerkers. Dit bedrag mag gebruikt worden voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen. Voorkom dat u niet de volledige ruimte benut. Dit doet u door jaarlijks vooruit te kijken. Probeer vooraf inzicht te hebben in de vergoedingen die u wilt verstrekken. En controleer gedurende het jaar regelmatig hoeveel ruimte u nog over hebt. Dit doet u door een nauwkeurige administratie bij te houden.

2. Wees op de hoogte van de vrijstellingen

Niet alle vergoedingen die u verstrekt komen ten laste van de vrije ruimte. Er kan ook sprake zijn van een nihilwaardering of een gerichte vrijstelling. Deze beïnvloeden uw vrije ruimte niet. Als u dit niet scherp heeft, kan uw vrije ruimte onterecht snel vol zijn. Zorg ervoor dat u op de hoogte bent van de vrijstellingen en de voorwaarden die daarbij horen. Als u er niet zeker van bent, raadpleeg dan uw adviseur.

3. Wijs eindheffingsloon aan voor genietingsmoment

Om een vergoeding in de vrije ruimte te brengen, moet u het aanwijzen als eindheffingsloon. Wijs eindheffingsloon aan voordat uw werknemer het loon geniet. Hoe u dat aanwijst is vormvrij. Als maar ergens uit blijkt dat u het van tevoren hebt aangewezen.

Dit is onlangs gebleken uit een uitspraak van de Hoge Raad. Een werkgever had een vergoeding tot een bedrag van € 2.400 aangewezen als eindheffingsloon. Het meerdere werd als loon opgegeven. Achteraf maakte de werkgever bezwaar tegen de afgedragen loonheffingen. De Hoge Raad oordeelde dat de werkgever het niet meer in de bezwaar of beroepsfase aanwijzen. Hij moest het vooraf doen.

4. Cafetariaregeling en uitruil hoger loon tegen lagere vergoeding

Op grond van een cafetariaregeling kunt u uw werknemers de mogelijkheid geven belast loon om te zetten in een onbelaste vergoeding. Hierbij kunt u gebruik maken van gerichte vrijstellingen óf u kiest ervoor het in de vrije ruimte op te nemen.

U mag als werkgever de cafetariaregeling kostenneutraal inrichten. Namelijk doordat u bij het uitruilen rekening houdt met de eindheffing. Dit speelt wanneer uw vrije ruimte vol is. U houdt dan meer loon bij uw werknemer in dan dat u netto aan uw werknemer vergoed. Met dit extra ingehouden loon betaalt u de eindheffing.

Belangrijk is wel dat u dit van tevoren goed met uw werknemer afstemt. Alleen dan ziet de Belastingdienst dit niet als het verhalen van de eindheffing op de werknemer. Dit blijkt uit een nieuw kennisgroepstandpunt van de Belastingdienst.

5. Vergeten eindheffing te betalen

Als u de vrije ruimte overschrijdt, moet u 80% eindheffing betalen. Dit moet u uiterlijk aangeven in de loonaangifte van de maand februari en uiterlijk 31 maart betalen. Bij een vier werken aangifte is dit een paar dagen eerder. Betaalt u niet tijdig? Dan loop u risico op belastingrente en boetes.

6. Zorg voor een actuele administratie

Zorg voor een nauwkeurige en tijdige administratie, waarin u alle vergoedingen en verstrekkingen bijhoudt. Inclusief de onderbouwing van uw gemaakte keuzes. Zo houdt u zicht op uw vrije ruimte.

WKR-proof als onderwijsinstelling?

De werkkostenregeling is bijna standaard een onderdeel van controle bij een boekenonderzoek. Wij zien dat er regelmatig omvangrijke naheffingen door de Belastingdienst worden opgelegd. Dit benadrukt het belang van het juist toepassen van de werkkostenregeling. Hier geldt: voorkomen is beter dan genezen.

Er zijn verschillende manieren om als onderwijsinstelling fiscaal in control te zijn op het gebied van de WKR. Dit kan bijvoorbeeld door:

1. Het hanteren van een interne boekingsinstructie voor de WKR.
2. De scholing van werknemers, bijvoorbeeld door het organiseren van een WKR-cursus.
3. Het laten uitvoeren van een WKR-scan.

Wij verzorgen in opdracht van onderwijsinstellingen WKR-scans, al dan niet gecombineerd met een incompany-training. Daarin behandelen wij casuïstiek die bij de onderwijsinstellingen in de praktijk aan bod komt.

Heeft u behoefte aan meer informatie? Neem dan vrijblijvend contact op:

Arjan van der Bok   &   Johan de Bruin
Fiscaal directeur            Belastingadviseur

Van Ree Finance Consultants zijn ook bereikbaar via 0343-415940.