Sinds 1 januari 2022 is de Wet Toetreding Zorgaanbieders (Wtza) van kracht. Eén van de gevolgen van deze wet is dat het interne toezicht ingericht moet worden. Elke zorgaanbieder moet een toezichthoudend orgaan installeren van minimaal 3 personen. Wij geven u graag uitleg over enkele aspecten van zo’n toezichthoudend orgaan. Wat komt er voor u bij kijken? Als voorbeeld kiezen we voor een Raad van Toezicht (RvT).

Wanneer intern toezicht?

Veel kleinschalige zorgaanbieders hebben zo’n orgaan nog niet. Ook particuliere zorgaanbieders, zoals kleinschalige woonvormen of zorgboerderijen hebben zo’n toezichthoudend orgaan vaak niet. Er zijn uitzonderingen voor wie deze verplichting niet geldt. Dat betreft instellingen met minder dan 10 zorgverleners of minder dan 25 zorgverleners mits voldaan wordt aan twee criteria:

• Cliënten kunnen niet minstens één etmaal verblijven bij de instellingen én
• Er wordt geen zorg verleend door medisch specialisten én
• Er wordt geen persoonlijke verzorging, verpleging of begeleiding geleverd.

Hoe vormt u een toezichthoudend orgaan?

Wellicht kent u in uw omgeving drie personen die zo Raad van Toezicht willen vormen. Maar er zit meer aan vast. Onlangs is een nieuwe Governance Code Zorg gepubliceerd. Als u lid bent van een brancheorganisatie in de zorg, bent u verplicht deze na te leven.  Die code gaat in op de wijze waarop bestuur en intern toezicht geregeld worden. Een RvT wordt niet gevormd uit ‘vrienden’ van de instelling, maar op basis van professie, expertise. En om een ‘old boys network’ te voorkómen kan  een toezichthouder niet tegelijkertijd bestuurder van een andere zorgorganisatie in de omgeving zijn. Dat stelt dus eisen aan de werving en selectie van toezichthouders.

Wat houdt de Governance Code Zorg in?

De Governance Code Zorg gaat uit van 7 principes.  Deze moet u toepassen of uitleggen:

1. Goede zorg
2. Waarden en normen
3. Invloed belanghebbenden
4. Inrichting governance
5. Goed bestuur
6. Verantwoord toezicht
7. Continue ontwikkeling

Welke verplichtingen heeft een toezichthoudend orgaan?

Een Raad van Toezicht dient haar maatschappelijke taak serieus te nemen. Zij zal meerdere keren per jaar vergaderen. Het toezicht is integraal toezicht, dus alle facetten van de zorginstelling. Niet alleen op financieel gebied of personeelsgebied, maar denk ook aan toezicht op de kwaliteit van zorg. De raad van toezicht verantwoordt zich hierover in een jaarlijks verslag.

Bestuur en toezicht moeten intensief samenwerken. Ieder vanuit zijn eigen positie. Dat vraagt een open aanspreekcultuur. Ziet het bestuur de raad van toezicht  als adviseur of als controleur?

De RvT moet relaties onderhouden met belanghebbenden bij de zorgorganisatie. Dat betekent onder meer samenwerken met medezeggenschapsorganen, zoals de OR en de cliëntenraad. Maar denk ook aan externe stakeholders, zoals de gemeente of het zorgkantoor.

Daarvoor is natuurlijk nodig dat de RvT voldoende geïnformeerd is.  Dat vraagt om afspraken tussen bestuur en raad van toezicht, in een toezichtkader. Een voorbeeld is het informeren over risicomanagement.

Een bijzondere taak van de RvT is de werkgeversfunctie ten opzichte van het bestuur. Dat betekent onder meer dat de RvT het functioneren van het bestuur beoordeelt. Dat kan frictie opleveren ten opzichte van uw huidige situatie. Wanneer uw zorgorganisatie uw eigendom is (bijvoorbeeld bij een BV), dan is het bestuur ook eigenaar. Hoe verhoudt een (nieuwe) RvT zich tot het bestuur, dat tevens aandeelhouder is?

Tot slot noemen wij ook het jaarverslag. Dat bestaat uit:

• uw bestuursverslag,
• het verslag van de RvT en
• de jaarrekening.

De raad van toezicht dient de jaarrekening goed te keuren. Daarnaast is de benoeming van de accountant een taak voor de RvT.

Welke vergoeding geldt voor toezichthouders?

Het houden van toezicht vraagt:

• professionaliteit
• inzet
• expertise

Bovendien draagt de RvT grote verantwoordelijkheid. Daarom ligt het voor de hand dat hiervoor een vergoeding (bezoldiging) wordt betaald. De omvang van de vergoeding hangt af van de situatie. Een richtlijn voor de maximale vergoeding betreft de Wet Normering Topinkomens. Het toezichthoudend orgaan dient jaarlijks de maximale bezoldiging voor de topfunctionarissen vast te stellen. Dat gebeurt aan de hand van complexiteitspunten. Het WNT-bezoldigingsmaximum geldt voor de bestuurder(s). Voor het toezichthoudend orgaan geldt als maximum: 10% van dit bedrag voor de leden en 15% voor de voorzitter.

Overigens zien wij bij kleinschalige zorginstellingen vaak dat deze bedragen niet worden vergoed . Maar dat een lager bedrag, bijvoorbeeld passend binnen de fiscale vrijwilligersvergoeding (€ 1.800 per jaar) wordt gehanteerd.

Het toezichthouden kost geld. En dus mag u ook toegevoegde waarde verwachten.

Wat is de impact op uw statuten?

Het vormen van een toezichthoudend orgaan zal mogelijk ook gevolgen hebben voor uw statuten en reglementen. Immers, dit (nieuwe) orgaan dient statutaire bevoegdheden te krijgen. Denk alleen al aan het goedkeuren van de begroting en het jaarverslag. Maar denk ook aan het verkopen van activa, of aan samenwerking of fusieplannen.

Wat is ons advies?

Duidelijk is dat de invoering van de WTZA een flinke impact op uw governancestructuur heeft. Er komt immers veel bij kijken. Wij adviseren u dit als een kans te zien. Beschouw uw Raad van Toezicht als uw ‘critical friend’.

Vóor 1 juni 2023 moet de jaarverantwoording klaar zijn en moet u het toezicht geregeld hebben. Als expert in de medische sector en de kleinschalige zorg helpen wij u daar graag bij.  Neem gerust contact met ons op.