Tijdigheid verklaringen omtrent gedrag

Op 2 juni hebben wij u geïnformeerd over een wijziging in het Onderwijsaccountantsprotocol  (OAP) die inhoudt dat accountants ingaande 2020 niet alleen over de aanwezigheid van verklaringen omtrent het gedrag (VOG) maar ook over de tijdigheid ervan moeten rapporteren aan het ministerie van OCW (DUO).  Wij voorzien dat dit problemen gaat geven, omdat scholen in een aantal situaties (met name bij vervanging) praktisch niet in staat zijn om altijd over een VOG te beschikken op het moment van aanvang van de benoeming. Dit probleem hebben wij dan ook meerdere malen aangekaart bij de Inspectie van het Onderwijs.

De achterliggende maanden hebben wij ons zeer ingespannen om de bepaling dat accountants  ook over de tijdigheid moeten rapporteren weer uit het  OAP 2020 te krijgen. Ook de sectororganisaties hebben zich hier voor ingespannen. Helaas moeten we constateren dat, ondanks onze inspanning en bezwaren, de Inspectie van het Onderwijs voet bij stuk houdt en deze bepaling in het OAP 2020 blijft staan. Dit betekent dat wij ingaande 2020 ook aan DUO moeten rapporteren als VOG’s niet tijdig zijn. Hierbij geldt een lage controletolerantie van 1% en een rapportagetolerantie van 0%. Dit betekent dat accountants uitgebreide steekproeven moeten doen (bij kleine en middelgrote instellingen zal dit al snel een integrale controle op alle nieuw benoemden incl. vervangers betekenen) op de aanwezigheid én de tijdigheid van VOG’s. Alle gevonden fouten (dus ook niet tijdig ontvangen VOG’s) zullen wij moeten rapporteren aan DUO. Dit geldt zelfs benoemingen vanwege vervanging van één dag, omdat de rapportagetolerantie 0% is. Ook ons pleidooi om in ieder geval de rapportagetolerantie te verhogen, vond geen gehoor bij de inspectie.

De regel is dat op het moment van aanvang van de benoeming (dus niet op de eerste schooldag, maar op de formele datum van indiensttreding volgens de akte van benoeming) de VOG bij de onderwijsinstelling aanwezig moet zijn. Zoals in ons nieuwsbericht van 2 juni 2020 al aangegeven, adviseren wij onderwijsinstellingen dringend om hun procedures, waar dit nog niet gebeurd is, betreffende de tijdige ontvangst van VOG’s aan te scherpen.