10 december 2020

Het voornemen van de Inspectie van het Onderwijs was om de controle door accountants op de naleving van de wet- en regelgeving betreffende de aanbestedingen fors uit te breiden. Op dit moment moeten de accountants de naleving van de Europese Aanbestedingsregelgeving kwantitatief (dat wil zeggen in detail) controleren en de naleving van de nationale aanbestedingsregels kwalitatief (dat wil zeggen alleen het toetsen van opzet en bestaan van de interne procedures) controleren. De inspectie wilde, op aandringen van de Algemene Rekenkamer, in het Onderwijsaccountantsprotocol (OAP) 2020 opnemen dat de accountants ook de naleving van de nationale aanbestedingsregels kwantitatief (dus in detail) gingen controleren. Ook hiertegen hebben we ons krachtig verzet en gelukkig hebben we dit voor het jaar 2020 kunnen voorkomen.

Nationale aanbestedingsregels

Onze bezwaren tegen het opnemen van een kwantitatieve controle op de nationale aanbestedingsregels in het OAP zijn tweeledig;

  1. Vaktechnisch is het zeer complex, zo niet onmogelijk, om deze controle te verrichten vanwege het ontbreken van een duidelijke normstelling. Betreffende de nationale aanbestedingen zijn er geen duidelijke (harde) grensbedragen, maar is sprake van indicatieve grenzen of vage bepalingen zoals ‘duidelijk grensoverschrijdend belang’. Daarnaast is er de mogelijkheid dat de aanbestedende dienst met een goede motivatie af kan wijken van de aangewezen aanbestedingsvorm.
  2. De controle- (en administratieve) lasten zullen hierdoor sterk toenemen. Valt op dit moment alleen de Europese Aanbestedingen onder onze kwantitatieve controle, bij uitbreiding zullen ook de enkelvoudig onderhandse, meervoudig onderhandse en nationale openbare aanbesteding onder de scope van onze kwantitatieve controle gaan vallen. Bij Europese aanbestedingen spreken we veelal over een (zeer) beperkt aantal contracten waar wij naar moeten kijken. Als dit uitgebreid worden tot het volledige spectrum van de nationale aanbestedingsregels, dan vallen in feite alle contracten, ongeacht de omvang, onder onze controle en zullen wij hier uitgebreide steekproeven op moeten doen op de naleving van de aanbestedingsregels.

Verschillen tussen controleprotocollen

Zoals gezegd hebben wij kunnen voorkomen dat de uitbreiding in 2020 van kracht wordt. Inmiddels is de Algemene Rekenkamer een rijksbreed onderzoek gestart naar de verschillen tussen de diverse controleprotocollen op het gebied van de controle op de naleving op de aanbestedingsregels. Hierbij betrekt zij ook de wenselijkheid en de noodzaak van de controle door accountants op de naleving van de aanbestedingsregels, waarbij aandacht zal zijn voor de controleerbaarheid en de administratieve (controle) lasten. Niet uitgesloten moet worden dat ingaande 2021 er toch een uitbreiding van de controle op de naleving van de nationale aanbestedingsregels komt.

Ons advies aan onderwijsinstellingen

Wij adviseren onderwijsinstellingen derhalve dringend om hun aanbestedingsprocedures en dossiervorming daaromtrent nog eens kritisch tegen het licht te houden. Hierbij zijn drie zaken vooral van belang;

  1. Zorg voor een goede inkoopbeleid en adequate aanbestedingsprocedure die voldoet aan alle wet- en regelgeving.
  2. Zorg voor een goed aanbestedingsdossier voor alle vier de categorieën:
    • Enkelvoudig onderhandse aanbesteding
    • Meervoudig onderhandse aanbesteding
    • Nationaal openbare aanbesteding
    • Europese aanbesteding
  3. Zorg voor een adequaat systeem van interne beheersing dat waarborgt dat de aanbestedingsprocedures ook daadwerkelijk worden nageleefd.

Wat de dossiervorming betreft adviseren wij u per aanbesteding (in alle vier de categorieën) een aanbestedingsdossier aan te leggen waarin minimaal de volgende documentatie is opgenomen:

  1. Waardebepaling van het in de markt te zetten contract
  2. Motivatie waarom voor een bepaalde aanbestedingswijze wordt gekozen
  3. Selectiecriteria
  4. Bestek c.q. programma van eisen
  5. Uitnodigingen tot inschrijving (bij niet openbaar)
  6. Alle offertes
  7. Gunningsbeslissing incl. onderbouwing van de keuze voor een bepaalde aanbieder
  8. Contract(en)

Voor meer informatie over aanbestedingen verwijzen wij u naar de website van Pianoo.

Terug naar nieuwsoverzicht

Meer nieuwsitems