Vervangingsfonds

De laatste jaren nemen wij in het primair onderwijs de beweging waar dat steeds meer onderwijsinstellingen eigen risicodrager worden voor ziektevervanging en niet langer zijn aangesloten bij het Vervangingsfonds. Bij veel van deze onderwijsinstellingen komt dit niet zozeer door het lage ziekteverzuim, maar veel meer door de beperkte mogelijkheid om bij ziekte vervanging in te zetten. In tegenstelling tot een reguliere ziekteverzuimverzekering vergoedt het Vervangingsfonds namelijk niet de kosten van de zieke medewerker, maar de kosten van de vervanging. Vanwege het huidige lerarentekort is vervanging echter niet vanzelfsprekend. Als er al vervanging kan worden gevonden is dat veelal vervanging door een niet bevoegde leerkracht waarvoor de vervangingskosten nauwelijks voor declaratie in aanmerking komen. Bij vervanging door inhuur liggen de kosten van de vervanging, vanwege de hoge tarieven van uitzendbureau’s, veelal hoger dan de vergoeding.

Het Vervangingsfonds kent een zogenaamde bonus-malus regeling, waarbij er een financiële afrekening plaatsvindt op basis van de verhouding tussen de betaalde premie en de gedeclareerde vervangingskosten. Een structurele bonus kan een indicatie zijn dat het voor de onderwijsinstelling verstandiger is om eigen risicodrager te worden. Enige voorzichtigheid met deze conclusie is echter wel op zijn plaats. Een structurele bonus kan namelijk ook een indicatie zijn dat het declaratieproces niet op orde is. Met andere woorden: “Niet alle vervangingskosten die kunnen worden gedeclareerd worden ook daadwerkelijk gedeclareerd”. Vanuit de praktijk hebben wij de ervaring dat het indienen van declaraties een bewerkelijk proces is, zeker als het om de handmatige declaraties (na-declaratietool) gaat. Ook zijn niet alle onderwijsinstellingen goed op de hoogte van specifieke voorwaarden zoals opgenomen in het Reglement van het Vervangingsfonds. Wij geven u enkele voorbeelden:

• Declaraties dienen binnen 3 maanden en 5 dagen na het verstrijken van de maand te zijn ingediend. Dit is een fatale termijn. Voor de bulkmutaties is dit vaak geen probleem, maar voor declaraties die via de na-declaratietool worden ingediend wel. Wij zien dat de verantwoordelijkheid voor het indienen van deze declaraties vaak ligt bij één specifieke medewerker, waardoor dit proces kwetsbaar is en stil komt te liggen bij ziekte of hoge werkdruk;
• Vervanging door een onbevoegde leerkracht is niet declarabel. Dit geldt echter niet voor de eerste werkdag. De eerste werkdag is, ook bij vervanging door een onbevoegde leerkracht, wel declarabel. Daarnaast is verschillende corona gerelateerde vervanging, bijvoorbeeld vanwege het uit voorzorg thuisblijven bij zwangerschap, onder voorwaarden declarabel. Deze vervanging kan door middel van de na-declaratietool gedeclareerd worden, maar dat gebeurd niet altijd;
• Declaraties kunnen worden afgewezen of het Vervangingsfonds kan ‘Cases’ aanmaken, wanneer extra documenten zijn vereist. Handelt u deze cases niet af of zoekt u afgewezen declaraties niet nader uit, dan loopt u mogelijk vergoedingen mis.
• Vervanging door externe inhuur kan onder voorwaarden worden gedeclareerd. Ook voor deze declaraties dienen via de na-declaratietool te worden ingediend. Bij veel onderwijsinstellingen is op de P&O-afdeling informatie rondom externe vervanging, zeker wanneer dit om bijvoorbeeld stafmedewerkers of directeuren gaat, niet direct voorhanden of is het declareren hiervan geen automatisme. Het gezamenlijk door de P&O-afdeling en financiële afdeling analyseren van de kosten voor externe inhuur kan voorkomen dat externe vervangingen worden gemist.

Naar onze mening kunt u een beslissing over eigen risicodragerschap pas voldoende onderbouwd nemen, wanneer het declaratieproces op orde is.

Overigens is de verwachting dat het Vervangingsfonds binnen enkele jaren eindigt. Het wetvoorstel hiertoe is in najaar 2021 reeds aangenomen door de tweede en eerste kamer. De minister streeft naar een ingangsdatum in 2023. Voor kleine besturen komt er naar verwachting een vangnetbepaling.