Vrijwilligers- overeenkomsten: onderschat de waarde niet!

Een vrijwilligerscontract is een formaliteit die bij veel stichtingen en verenigingen op waarde wordt geschat. Een dergelijk contract is een formele vastlegging van mondelinge afspraken en is rechtsgeldig als deze op de juiste wijze is afgesloten. In dit artikel zullen wij enkele bijzonderheden rondom een dergelijke overeenkomst behandelen.

Belangrijk is vooraf te melden dat in de vrijwilligersovereenkomst duidelijk moet worden vermeld en uit de aard van het contract ook zal moeten blijken dat het geen arbeidscontract is en ook niet die status heeft.

Onderwerpen vrijwilligersovereenkomst

In een vrijwilligersovereenkomst worden vaak de volgende onderwerpen benoemd:

• Omgaan met eigendom van de entiteit die ter beschikking zijn gesteld (computer, laptop, tablets etc.)
• Omgaan met vertrouwelijke informatie (denk aan de wetgeving rond datalekken)
• Wederzijdse verwachtingen wat betreft verrichte werkzaamheden en inzet voor stichting (binnen de grenzen van vrijwilligheid)
• Overige rechten en verplichtingen wederzijds

Van groot belang is het om een beknopt en kernachtig document te maken, dat juridisch adequaat is. Zeker als een vrijwilliger werkt met kwetsbare personen of groepen is het aan te bevelen in de vrijwilligersovereenkomst gewenst en ongewenst gedrag en/of verwijzing naar een huishoudelijk reglement extra gewicht te geven. Tot slot is het aan te bevelen het document tijdsgebonden te laten zijn om zo een natuurlijk evaluatiemoment in te bouwen met uw vrijwilliger.

Vrijwilligerscontract en intellectueel eigendom

Het belang van een goede vastlegging van activiteiten, taken en verantwoordelijkheden van uw vrijwilligers is ook uiterst belangrijk bij discussies over intellectueel eigendom. Hierbij kunt u denken aan een activiteitendag die door een vrijwilliger van de stichting of vereniging – namens de entiteit – wordt georganiseerd in het kader van fondsenwerving voor uw entiteit In de praktijk kan dit leiden tot latere discussies over het intellectueel eigendom van de naam en verder ontwikkelde content. Een vrijwilligersovereenkomst is geen garantie om discussies te vermijden, maar biedt wel een handvat om er samen uit te komen. Immers de vrijwilliger kan, al dan niet bewust, een ander beeld bij het ‘eigendom’ van het evenement hebben dan u als stichting of vereniging hebt. Voor de bescherming van uw content en evenementen is daarom een vrijwilligersovereenkomst een pré.

Wilt u meer informatie neem dan contact op met uw relatiebeheerder bij Van Ree Accountants of via dit e-mailadres.

Bron: Van Ree Accountants