Eindejaarstips voor onderwijsinstellingen

Het jaar loopt op zijn eind. Dit is het moment om nog snel te sturen op loon, belasting en regelingen. Waar liggen er kansen?

Werkt u met zzp’ers? Controleer hun status

Vanaf 1 januari 2025 handhaaft de Belastingdienst weer op schijnzelfstandigheid. Check of u niet eigenlijk een werknemer in dienst hebt. Want vanaf 2026 kunnen ook boetes volgen, zelfs zonder kwade opzet. Laat ons uw overeenkomsten en werkwijze beoordelen. Zo voorkomt u verrassingen.

Tip: in dit artikel vertelt onze zzp-helpdesk u meer over waar u op moet letten.

Benut de vrije ruimte slim (werkkostenregeling)

Check of er nog ruimte is binnen de WKR. Wilt u dit jaar nog iets vergoeden of verstrekken? Doe dit vóór 31 december.

Tip: geen ruimte meer? Overweeg een nieuwjaarsgeschenk of -borrel in januari. Vanaf 2026 wordt de vrije ruimte iets ruimer (van 2% naar 2,16% over de eerste €400.000).

Btw-herziening bij onderhoud of verbouwing

Vanaf 2026 geldt ook voor investeringsdiensten (zoals schilderwerk of een verbouwing) een btw-herziening van 5 jaar. Gebruikt u het later (deels) btw-vrij? Dan moet u een deel van de btw terugbetalen.

Tip: bespreek met ons hoe u uw btw optimaal kunt plannen.

Fossiele auto van de zaak? Dat gaat geld kosten

Vanaf 2027 betaalt u als werkgever 12% eindheffing over de cataloguswaarde van een fossiele auto die ook privé gebruikt wordt. Bij een auto van €40.000 is dat €4.800 per jaar. Deze extra kosten mag u niet verhalen op uw werknemer! Voor zakelijke auto’s die vóór 1 januari 2027 ter beschikking zijn gesteld geldt de heffing pas vanaf 17 september 2030. Dus als u nu een 5-jarig leasecontract aangaat, dan heeft dat ook gevolgen.

Tip: overweeg nu al om uw autoregeling aan te passen of over te stappen naar elektrische auto’s.

Voorkom onnodige bijtelling voor de fiets van de zaak

Heeft uw werknemer een zakelijke fiets die ook privé gebruikt kan worden? Dan geldt een bijtelling van 7%. U kunt die bijtelling voorkomen als de fiets niet structureel thuis wordt gestald. Dat geldt bijvoorbeeld voor:

• fietsen die minder dan 10% van de tijd bij het woonadres staan;
• deelfietsen die op het werk of bij een hub worden opgehaald;
• dienstfietsen die alleen incidenteel mee naar huis gaan.

Tip: controleer hoe de fietsen worden gebruikt en voorkom onnodige bijtelling.

Rapportageplicht werkgebonden personenmobiliteit (WPM)

Sinds 1 juli 2024 moeten werkgevers met minimaal 100 werknemers de CO₂-uitstoot van hun medewerkers bijhouden en rapporteren. Het gaat om woon-werkverkeer én zakelijke ritten. De gegevens worden via een digitaal formulier bij de RVO aangeleverd.

Tip: verzamel nu al de gegevens van het afgelopen jaar en controleer of u klaar bent voor de rapportageplicht in juni 2026.

Let op: de grens van 100 werknemers wordt vanaf 2027 misschien verhoogd naar 250 werknemers, maar dat is nog niet definitief.

SPRILA subsidie

Wilt u als onderwijsinstelling investeren in laadpalen voor elektrische voertuigen? Kijk of u gebruik kunt maken van de SPRILA subsidie. Op de website van de RVO leest u voor welke voorzieningen er nog budget beschikbaar is.

NB De SPRILA subsidie kunt u alleen aanvragen als uw onderwijsinstelling een onderneming drijft.

Tip: voor het jaar 2025 kunt u het aanvragen tot vrijdag 19 december om 12:00 uur. Is het budget al op? In het eerste kwartaal van 2026 worden er weer nieuwe budgetten beschikbaar gesteld. Soms loont het om nog even te wachten met investeren.

Tot slot

Het einde van het jaar biedt veel kansen, maar ook valkuilen. Een goed advies kan geld besparen of boetes voorkomen. Neem contact met ons op om uw zaken voor 31 december fiscaal op orde te hebben. Wij helpen u graag om goed het jaar af te sluiten en voorbereid 2026 in te gaan.

Let op! Een aantal van de bovengenoemde tips zijn nog niet definitief. De Eerste Kamer moet deze nog goedkeuren. Daarom overleggen wij graag met u persoonlijk of het verstandig is wel of geen stappen te zetten.

Dit bericht is aangepast op 3 december 2025.