Werkgevers verantwoordelijk voor thuiswerkplek

Door de uitbraak van het coronavirus werken veel mensen vanuit huis. Wellicht bevalt dit thuiswerken goed en denkt u erover om de medewerkers straks meer te laten thuiswerken. Vergeet u niet dat een deel van de Arbo wetgeving ook van toepassing is op de thuiswerkplek. Het doel hiervan is dat werknemers ook thuis een gezonde werkplek hebben om zo risico op ziekteverzuim te beperken.

Belangrijke punten

Belangrijke punten voor een gezonde werkplek thuis zijn onder andere een ergonomisch ingerichte werkplek en goede psychosociale arbeidsbelasting.

Voor een goede ergonomische werkplek moet u onder andere denken aan een ergonomische stoel, bureau, goede kunstverlichting etc. Het is van belang dat u als werkgever aandacht besteed aan de juiste inrichting van de werkplek en er ook op toeziet dat dit nageleefd wordt. U kunt bijvoorbeeld vragen of de medewerkers een foto willen sturen van hun thuiswerkplek. Een werkgever kan aansprakelijk gesteld worden voor de schade die een werknemer oploopt tijdens het thuiswerken. Er is een uitspraak van de rechter waarbij de werkgever aansprakelijk werd gesteld voor een werknemer die tijdens thuiswerken RSI had opgelopen.

Welke vergoedingen en/of voorzieningen mag u nu onbelast vergoeden en/of verstrekken om de werkplek thuis ergonomisch in te richten?

Werkplek

Voorzieningen die de werkgever aan de werknemer wil verstrekken, worden gezien als een nihil waardering als wordt voldaan aan de eisen van een werkplek. De belastingdienst stelt de volgende eisen aan een werkplek:

• De ruimte is een zelfstandig gedeelte van de woning à er is een eigen toilet, eigen ingang etc.
• Er is sprake van een huurovereenkomst waardoor de werkgever over de ruimte beschikt
• De werknemer werkt in die ruimte

De voorzieningen die u dan onbelast mag vergoeden zijn bijvoorbeeld voorzieningen die de werknemer op de werkplek gebruikt, consumpties die niet gezien worden als maaltijd, kosten van energie etc. De situatie zoals hierboven beschreven zal zelden voorkomen.

Arbovoorzieningen

Arbovoorzieningen in de werkruimte thuis zijn gericht vrijgesteld als er wordt voldaan aan de volgende voorwaarden:

• De Arbovoorzieningen hangen samen met de verplichtingen van de werkgever op grond van de Arbowet
• De voorziening wordt (gedeeltelijk) gebruikt in de werkruimte
• De werknemer hoeft er geen eigen bijdrage voor te betalen
• De inrichting van de werkruimte voldoet aan de eisen van het Arbobesluit

Voorbeelden van voorzieningen die u dan onbelast mag vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen zijn bureaustoel, tafel etc.

Noodzakelijkheidscriterium

Vergoedingen, verstrekkingen of ter beschikking stellen van computers, mobiele communicatiemiddelen etc. zijn gericht vrijgesteld als ze voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium. Hier gelden de volgende voorwaarden voor:

• De voorziening is noodzakelijk voor het goed vervullen van de dienstbetrekking
• De werkgever betaalt de voorziening en de kosten worden niet doorberekend
• De werknemer moet de voorziening teruggeven of de restwaarde teruggeven als hij deze niet meer gebruikt voor zien dienstbetrekking

Hierbij kunt u denken aan een laptop die de werknemer thuis gebruikt. Wat hier ook onder valt is een vergoeding voor de internetaansluiting thuis, abonnement voor mobiele telefoon etc.