Werkkostenregeling en vergoedingen aan vrijwilligers

Onze organisatie heeft naast betaalde krachten een groot aantal vrijwilligers. Deze vrijwilligers ontvangen een kleine maandelijkse vergoeding. Is deze vergoeding onbelast of moet ik deze eerst aanwijzen als eindheffingsbestanddeel in de vrije ruimte? En hoe behandel ik een kerstpakket voor een vrijwilliger of een bedrijfsuitje waaraan een vrijwilliger deelneemt?

Voor vrijwilligers geldt een speciale vrijwilligersregeling waarbinnen onbelaste vergoedingen mogelijk zijn. Of de vergoedingen belast of onbelast zijn, is afhankelijk van:

• de kwalificatie van uw organisatie;
• het antwoord op de vraag of de vrijwilliger een arbeidsovereenkomst met u heeft of de werkzaamheden voor zijn beroep doet en;
• de hoogte van de vergoeding.

Kwalificatie van uw organisatie

De speciale vrijwilligersregeling kan alleen worden toegepast als uw organisatie:

• niet onderworpen is aan de vennootschapsbelasting of daarvan is vrijgesteld, of;
• een ANBI is, of;
• een sportvereniging of sportstichting is.

Arbeidsovereenkomst of beroep

Doet de vrijwilliger de werkzaamheden voor uw organisatie voor zijn beroep of is sprake van een arbeidsovereenkomst tussen uw organisatie en de vrijwilliger, dan kan de speciale vrijwilligersregeling ook niet worden toegepast.

Vrijwilligersvergoeding

Ten slotte geldt de speciale vrijwilligersregeling alleen als de vrijwilliger uitsluitend vergoedingen en verstrekkingen ontvangt van maximaal € 4,50 per uur met een maximum van € 150 per maand en € 1500 per jaar.

Let op! Is de vrijwilliger jonger dan 23 jaar dan geldt een maximale uurvergoeding van € 2,50.

Vrijwilligersregeling en werkkostenregeling

Als voldaan is aan alle drie de voorwaarden en de speciale vrijwilligersregeling kan worden toegepast, wordt de vrijwilliger geacht niet in dienstbetrekking werkzaam te zijn bij uw organisatie. De vergoedingen en verstrekkingen zijn dan onbelast. U hoeft dan ook geen loonheffing in te houden. Er is dan geen sprake van loon en de vergoedingen tellen daarom ook niet mee voor de loonsom waarover de vrije ruimte wordt berekend. Het is verder niet nodig en ook niet mogelijk om de vergoedingen en verstrekkingen aan te wijzen als eindheffingsbestanddeel in de vrije ruimte.

Let op! De waarde van een kerstpakket en/of een bedrijfsuitje telt mee voor de grenzen van € 150 per maand en € 1.500 per jaar. Het is dus niet mogelijk om € 1500 vergoeding per jaar te geven en daarnaast nog een kerstpakket en/of een bedrijfsuitje. Gebeurt dit wel, dan kan uw organisatie vanwege overschrijding van de vrijwilligersvergoeding de speciale vrijwilligersregeling niet toepassen.

Kunt u de vrijwilligersregeling niet toepassen bijvoorbeeld vanwege overschrijding van de vrijwilligersvergoeding, dan zal van geval tot geval beoordeeld moeten worden of er sprake is van een dienstbetrekking. Uw adviseur kan u hierover meer vertellen.

Tip: Als sprake is van een dienstbetrekking dan hoeft dit niet te betekenen dat ook daadwerkelijk loonheffing ingehouden moet worden. Ga in dat geval na welke onkosten uw vrijwilligers maken en of deze onder bijvoorbeeld een gerichte vrijstelling gebracht kunnen worden (denk hierbij bijvoorbeeld aan reiskosten). Over het algemeen maken vrijwilligers dusdanig veel onkosten dat de volledige vergoeding hiermee al gedekt kan worden.

Bron: Van Ree Accountants en SRA