Hoe wordt de maaltijd op het werk gewaardeerd?

De Belastingdienst heeft kort geleden een nieuwe handreiking gedaan over de waardering van maaltijden op de werkplek. Geldt de waarde in het economisch verkeer of het normbedrag van € 3,35 per maaltijd? En hoe wordt het verwerkt in de loonaangifte?

Loon of eindheffingsloon

Als een werkgever de kosten van een maaltijd op de werkplek voor zijn rekening neemt dan is dit loon voor de werknemer. Per maaltijd geldt er een normbedrag van € 3,35, dat geldt voor zowel ontbijt, lunch als bij een diner. Als de waarde in het economisch verkeer hoger is, dan mag toch het lagere normbedrag toegepast worden. Een eigen bijdrage van de werknemer komt daarbij in mindering op het bedrag. Het bedrag kan niet lager worden dan € 0,00. Het restant wordt bij het loon geteld of wordt aangewezen als eindheffingsloon.

Administratie per werknemer niet altijd nodig

In het geval de werkgever de maaltijden bij het loon van de werknemer telt, moet hij ook per werknemer bijhouden hoeveel maaltijden hij nuttigt en hoeveel eigen bijdrage hij daarvoor betaalt. Wanneer de maaltijden als eindheffingsloon aangemerkt worden, dan hoeft de werkgever bovengenoemde informatie niet per werknemer vast te leggen. Hij mag dan alle maaltijden van de werknemers bij elkaar optellen en vervolgens daar alle eigen bijdragen van aftrekken. Het restant komt dan ten laste van de vrije ruimte. Bij overschrijding van de vrije ruimte betaalt de werkgever 80% over het bedrag dat boven de vrije ruimte uitkomt.

Lagere waardering

Het normbedrag van € 3,35 geldt, zoals eerder genoemd, voor alle soorten maaltijden: ontbijt, lunch en diner. In de praktijk kan het voorkomen dat de waarde van bijvoorbeeld het ontbijt aanmerkelijk lager is dan het normbedrag. Eén of twee boterhammen met een kop koffie kost namelijk minder dan € 3,35. In zo’n geval rekent de werkgever het lagere bedrag tot het loon van de werknemer of komt het in mindering op de vrije ruimte. Hiermee is echter niet alles gezegd. Het gaat niet alleen om de kosten van de ingrediënten. De werkgever moet ook rekening houden met de bijkomende kosten, zoals bijvoorbeeld personeelskosten voor degene die de maaltijd bereidt, klaarzet of opruimt, de kosten van de faciliteiten die de werkgever beschikbaar stelt, energiekosten, verzekeringen en huurkosten.

Vragen

Heeft u vragen over de waardering van de maaltijden op de werkplek? Neemt u dan contact op met één van onze HR-consultants.

M. (Rien) van Koeveringe RPP
sr. HR Consultant
rvkoeveringe@vanreehrc.nl
0342 – 400200