De auto van de zaak houdt de gemoederen bezig. Ik hoor om me heen geluiden dat de Belastingdienst het toezicht en de controle hierop aan het verscherpen is. Om die reden heb ik de pen nog niet neergelegd en schrijf ik deel 4. Dit keer over het verbod op privégebruik. Ik had al geschreven over de verklaring ‘geen privégebruik auto’, de verklaring ‘uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ en ‘doorlopend afwisselend gebruik’.
Het komt (vaak) voor dat werknemer een bestelauto van de zaak gebruikt voor privéritten. Het kan zijn dat de werknemer de bestelauto mee mag nemen naar huis na het werk. Als werkgever is dan niet direct na te gaan of er ook privé mee wordt gereden. De werkgever kan dan met de werknemer overeengekomen dat privégebruik verboden is. De werknemer verklaart dan dat de bestelauto niet wordt gebruikt voor privégebruik.
Onder de volgende voorwaarden kan sprake zijn van verbod op privégebruik:
Een voorbeeldovereenkomst is te vinden op de website van de Belastingdienst.
Tip: het is raadzaam om te controleren op privégebruik door bijvoorbeeld te controleren of de verkeersboetes aan de zakelijke kilometers zijn toe te rekenen.
In het geval van een verbod op privégebruik, mag een bestelauto uiteraard niet privé gebruikt worden. De werkgever heeft de plicht om dit ook daadwerkelijk te controleren. Om dat bewijs te kunnen overleggen, moet dit daarom worden bijgehouden. De werkgever moet kunnen aantonen dat er toezicht gehouden wordt op dit privégebruik. De controle door de werkgever moet zijn te relateren aan de aanwezige agenda’s, werkroosters of werkstaten, vakantieoverzichten, ziekte- en verlofstaten, benzinebonnen, garagenota’s en dergelijke. Kan de werkgever dit niet aantonen? Met een dergelijk verbod op privégebruik bestelauto, is de werkgever dan aansprakelijk. De werkgever krijgt dan dus de naheffing. Hier ligt voor u als werkgever het risico!
Bent u voldoende op de hoogte van de voorwaarden voor het verbod op privégebruik? En bent u voldoende ‘in control’ om bij een boekenonderzoek geen risico te lopen? Bent u hier niet zeker van? De belangen zijn vaak groot! Wij helpen u graag verder zodat ook uw wagenpark fiscaal ‘in control’ is.
mr. G.C. (Govert) Meerkerk
Belastingadviseur
gmeerkerk@vanreefc.nl
