Werken over de grens: waar betaalt u premies?

Werkt uw werknemer (tijdelijk) in een ander EU-land? Controleer dan in welk land u de sociale verzekeringspremies moet betalen.

Twee aparte stelsels

Voor de loonbelasting en sociale premies zijn er twee verschillende systemen. Het kan zomaar zijn dat u als werkgever in het ene land loonbelasting betaalt en in een ander land de sociale verzekeringspremies moet afdragen.

NB Sociale verzekeringspremies zijn de premies voor de volksverzekeringen, de Zorgverzekeringswet en de werknemersverzekeringen.

Europese regels zijn leidend

Voor sociale verzekeringspremies binnen de Europese Unie begint u niet bij de Nederlandse wet, maar bij de Europese regels. Namelijk de Verordening 883/2004. Die bepaalt in welk land een werknemer sociaal verzekerd is.

De hoofdregel is simpel: uw werknemer kan maar in één land verzekerd zijn. In beginsel is dat het land waar uw werknemer werkt. Valt uw werknemer onder een uitzondering, dan heft het woonland.

Dus als uw werknemer zowel in Nederland woont als werkt, is het vrij eenvoudig. Dan betaalt u in Nederland premies omdat dit zowel het werkland als het woonland is.

Uitzondering: detachering

Detacheert u een werknemer tijdelijk naar een ander EU-land? Dan moet u in principe op grond van hoofdregel premies betalen in de andere lidstaat (werkland). Maar voor tijdelijke detachering geldt een uitzondering.

Als de detachering maximaal 24 maanden duurt, kunt u premies blijven betalen in Nederland (als woonland). Duurt de detachering onverwacht langer, dan kunt u bij de SVB om een verlenging vragen.

Let op: als u vooraf al weet dat de detachering langer dan 24 maanden duurt, dan valt dit niet meer onder detachering. Dan valt uw werknemer onder de regeling “werken in meerdere landen”

Werken in meerdere landen

Werkt uw werknemer in meerdere landen, bijvoorbeeld in Nederland (woonland) en deels in een andere lidstaat? Dan gelden andere regels. U moet dan kijken naar artikel 13 van de Verordening 883/2004.

Stel vast in welk land uw werknemer het grootste deel van zijn werk verricht. Werkt uw werknemer minimaal 25% of meer in Nederland (het woonland), dan blijft u premies betalen in Nederland.

Werkt uw werknemer tussen de 5% en 25% in Nederland (woonland), dan betaalt u als werkgever premies in het land waar u bent gevestigd. Bent u in Nederland gevestigd, dan blijft u de sociale premies betalen in Nederland.

Is het onder de 5%, dan geldt de uitzondering niet en is de hoofdregel van toepassing. In het werkland moeten dan de premies afgedragen worden.

Voorbeeld

U bent een Nederlandse werkgever en uw werknemer woont en werkt in Nederland. Uw werknemer gaat 8 maanden voor u in Spanje werken. Daarna komt hij weer terug naar Nederland.

Op grond van de hoofdregel is uw werknemer in Spanje sociaal verzekerd, want dat is het werkland. Maar de uitzondering van detachering is van toepassing. De detachering is korter dan 24 maanden, waardoor uw werknemer in Nederland sociaal verzekerd blijft. U blijft dus premies in Nederland, het woonland van de werknemer, betalen.

Thuiswerken sinds corona

Sinds de coronaperiode zijn de regels iets soepeler geworden. EU-landen hebben afgesproken dat iemand tot 50% in zijn woonland mag werken, terwijl de sociale verzekeringen toch in het land van de werkgever blijven.

Dit is een uitzondering op de normale regels en geldt alleen als de betrokken landen aan deze afspraak meedoen.

Werknemer verhuist naar het buitenland

Wat als uw werknemer besluit om bijvoorbeeld in Spanje te gaan wonen?

In dat geval is er geen sprake meer van detachering, omdat het verblijf langer duurt dan 24 maanden. U komt dan uit bij de regels voor werken in meerdere landen. Vaak betekent dit dat de werknemer sociaal verzekerd is in het werkland en dat u daar als werkgever premies moet betalen.

A1-verklaring: zekerheid vooraf

Wilt u zekerheid? Dan kunt u een A1-verklaring aanvragen. Dit document bevestigt in welk land iemand sociaal verzekerd is.

Het is goed om te weten dat dit eigenlijk alleen een bevestiging is van wat al uit de regels volgt. Toch is het een belangrijk document, omdat het juridisch bindend is.

Tot slot

Werken over de grens lijkt simpel, maar zit vol nuances. Door op tijd stil te staan bij de situatie van uw werknemer voorkomt u dat u premies in het verkeerde land betaalt.

Twijfelt u? Wij kijken graag met u mee. Neem gerust contact met ons op.