De bijzondere omstandigheden als gevolg van de coronacrisis geven aanleiding voor tijdelijke versoepelingen van verschillende fiscale regelingen waaronder de reiskostenvergoeding. Wij verwijzen naar het overzicht van de noodmaatregelen.

Reiskosten

wijziging per 21 januari 2021:

Tot 1 april 2021 kunnen de bestaande vaste reiskostenvergoedingen door de werkgever nog onbelast worden vergoed, ook al worden deze reiskosten als gevolg van het thuiswerken niet meer (volledig) gemaakt. Voorwaarde is dat het vaste vergoedingen betreft die al voor 13 maart 2020 door de werkgever werden toegekend.

wijziging per 1 januari 2021:

Tot 1 februari 2021 kunnen de bestaande vaste reiskostenvergoedingen door de werkgever nog onbelast worden vergoed, ook al worden deze reiskosten als gevolg van het thuiswerken niet meer (volledig) gemaakt. Voorwaarde is dat het vaste vergoedingen betreft die al voor 13 maart 2020 door de werkgever werden toegekend. In januari komt het kabinet terug op hoe het na 1 februari om wil gaan met de onbelaste vaste reiskostenvergoedingen.

wijziging per 12 oktober 2020:

Let op: het ongewijzigd doorlopen van vaste reiskostenvergoedingen vervalt per 1 januari 2021. Dit staat in het Besluit noodmaatregelen coronacrisis.

Voor veel werknemers leiden de maatregelen rondom de coronacrisis wat betreft de vervoerskosten tot een verandering van hun reispatroon. Deze verandering kan meebrengen dat een werkgever de vaste reiskostenvergoeding moet aanpassen of geheel of gedeeltelijk tot het loon moet rekenen.

Aangezien dit niet doelmatig en ongewenst is, heeft de staatssecretaris goedgekeurd dat een werkgever gedurende het jaar 2020 voor een vaste reiskostenvergoeding geen gevolgen verbindt aan een wijziging in het reispatroon van een werknemer.

De werkgever kan deze goedkeuring ook toepassen voor een vaste reiskostenvergoeding met nacalculatie. Dit houdt in dat u voor deze periode mag blijven uitgaan van de aangenomen feiten waar de vergoeding op gebaseerd is.

Keuze vóór 13 maart

Als een recht op een vaste reiskostenvergoeding afhankelijk was van een keuze van de werknemer, zoals bij een cafetariasysteem, moet deze zijn keuze uiterlijk op 12 maart 2020 hebben gemaakt.

Onbelast vergoeden

De regeling is als volgt:

• € 0,19 per km of werkelijke kosten (bijvoorbeeld OV). Als u de werkelijke openbaarvervoerkosten onbelast wilt vergoeden, moet u aannemelijk maken dat de werknemer kosten heeft gemaakt voor reizen met het openbaar vervoer. U bewaart bij de administratie bijvoorbeeld de (kopieën van de) vervoerbewijzen of de overzichten van de reizen en kosten die gemaakt zijn met de ov-chipkaart.
• Vaste vergoeding mogelijk en voordelig (bijvoorbeeld op basis van 214-dagenregeling; voor de berekening van de vaste onbelaste vergoeding ga je uit van 214 werkdagen in een jaar)

Beleidsregel:

• Geen gevolgen bij wijziging reispatroon
• Onvoorwaardelijk recht vóór 13-3-2020

Let op bij cafetariaregelingen

Het Besluit is  alleen van toepassing op uitruil van het brutoloon voor de vaste reiskostenvergoeding voor zover de werknemer een onvoorwaardelijk recht heeft op de vergoeding vóór 13 maart 2020.

Gerichte vrijstelling

Er is een gerichte vrijstelling voor het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van vervoer.

U kunt de kosten van de werknemer voor het openbaar vervoer onbelast vergoeden (gerichte vrijstelling).

Om een gerichte vrijstelling te kunnen toepassen moet u de vergoeding, verstrekking of
terbeschikkingstelling aanwijzen als eindheffingsloon. Deze is dan volledig onbelast of onbelast tot een bepaald normbedrag. Een gerichte vrijstelling gaat niet ten koste van de vrije ruimte.

Voorbeeld

De werkgever betaalt de werknemer een reiskostenvergoeding van € 0,29 per zakelijke kilometer. Van dit bedrag kunt u € 0,19 per kilometer gericht vrijgesteld vergoeden. De rest van het bedrag (€ 0,10 per kilometer) is het bovenmatige deel en valt niet onder de gerichte vrijstelling. U kunt dit als loon van de werknemer aanmerken of als eindheffingsloon aanwijzen. Heeft u geen vrije ruimte meer over, dan moet u over het meerdere 80 procent eindheffing betalen, dus € 0,08 per kilometer.

Intermediaire kosten

Vergoedingen voor intermediaire kosten zijn vergoedingen voor bedragen die de werknemer meestal in opdracht van de werkgever en voor zijn rekening voorschiet. Deze vergoedingen zijn geen loon voor de werknemer. U kunt deze onbelast vergoeden.

Voorbeeld

De werknemer maakt voor zijn werk een rit in een auto van het bedrijf. Deze werknemer tankt onderweg en rekent zelf de benzine af. De benzinekosten die de werkgever aan zijn werknemer vergoedt, zijn vergoedingen voor intermediaire kosten en dus onbelast.